Có hai sổ bảo hiểm xã hội khác nhau xử lý như thế nào? Trình tự, thủ tục, hồ sơ làm gộp sổ bảo hiểm xã hội theo quy định hiện hành

Trường hợp có 2 sổ bảo hiểm xã hội thì xử lý như thế nào? Cách giải quyết khi có hai sổ bảo hiểm xã hội? Có thể gộp sổ bảo hiểm xã hội khi làm cho hai công ty không?

Trả lời

– Tại Khoản 4, Điều 46 Quy trình thu BHXH, BHYT, BH thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT ban hành kèm theo Quyết định số 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam quy định: 

Một người có từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ BHXH, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH, BH thất nghiệp của các sổ BHXH vào sổ mới. 

Như vậy, về nguyên tắc mỗi người lao động chỉ có duy nhất 01 sổ BHXH. Người lao động có từ 2 sổ BHXH trở lên cần phải làm thủ tục gộp sổ thành 1 số BHXH duy nhất để cơ quan BHXH quản lý thuận tiện ghi nhận quá trình đóng, hưởng BHXH.

Các trường hợp gộp sổ bảo hiểm xã hội

1. Trường hợp các sổ bảo hiểm có thời gian đóng trùng nhau

Theo quy định tại Điểm 2.5 Khoản 2 Điều 2 Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 quy định:

Hoàn trả: là việc cơ quan BHXH chuyển trả lại số tiền được xác định không phải tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN hoặc đóng thừa khi ngừng giao dịch với cơ quan BHXH; đóng trùng cho cơ quan, đơn vị, cá nhân đã nộp cho cơ quan BHXH.

Đồng thời, Tiết e Điểm 3.1 Khoản 3 Điều 43 Quyết định 595 được sửa đổi bởi Khoản 67 Điều 1 Quyết định 505/QĐ-BHXH năm 2020 quy định:

Trường hợp một người có từ 02 sổ BHXH trở lên có thời gian đóng BHXH, BHTN trùng nhau thì cơ quan BHXH thực hiện hoàn trả cho người lao động số tiền đơn vị và người lao động đã đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất và số tiền đã đóng vào quỹ BHTN (bao gồm cả số tiền thuộc trách nhiệm đóng BHXH, BHTN của người sử dụng lao động), không bao gồm tiền lãi. Cơ quan BHXH quản lý nơi người lao động đang làm việc hoặc đang sinh sống thực hiện hoàn trả cho người lao động theo quy định tại Khoản 2 Điều 46.

Theo đó, nếu người lao động có từ 02 sổ BHXH trở lên mà có thời gian đóng BHXH, BHTN trùng nhau thì cơ quan BHXH hoàn trả cho người lao động số tiền đơn vị và người lao động đã đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất và số tiền đã đóng vào quỹ BHTN (bao gồm cả số tiền thuộc trách nhiệm đóng BHXH, BHTN của người sử dụng lao động), không bao gồm tiền lãi.

2. Trường hợp sổ bảo hiểm có thời gian đóng không trùng nhau

Theo Khoản 72 Điều 1 Quyết định 505/QĐ-BHXH năm 2020 có quy định:

2. Gộp sổ BHXH và hoàn trả
Trường hợp một người có từ 2 sổ BHXH trở lên đề nghị gộp sổ BHXH, cán bộ Phòng/Tổ cấp sổ, thẻ thực hiện kiểm tra, đối chiếu nội dung đã ghi trên các sổ BHXH và cơ sở dữ liệu; lập Danh sách đề nghị gộp sổ BHXH (Mẫu C18-TS) chuyển cán bộ Phòng/Tổ quản lý thu thực hiện:
+ Trường hợp thời gian đóng BHXH trên các sổ BHXH không trùng nhau: Thực hiện gộp quá trình đóng BHXH của các sổ BHXH trên cơ sở dữ liệu; hủy mã số sổ BHXH đã gộp.
+ Trường hợp thời gian đóng BHXH trên các sổ BHXH trùng nhau: lập Quyết định hoàn trả (Mẫu C16-TS) để hoàn trả cho người lao động theo quy định tại Điểm 2.3 Khoản 2 Điều 43.

Trường hợp này sẽ tổng hợp quá trình đóng bảo hiểm thành sổ mới và hủy mã số sổ BHXH đã gộp

Xem thêm: Xử lý khi có 2 mã số thuế TNCN

Thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội

Bước 1: Trước khi làm thủ tục gộp hồ sơ BHXH, người lao động cần kiểm tra thông tin cá nhân của người tham gia (họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, dân tộc, quốc tịch) trên các sổ BHXH để tránh trường hợp có sai sót. Trường hợp nếu thông tin trên hai sổ bảo hiểm xã hội khác nhau phải điều chỉnh cho khớp trước khi thực hiện gộp sổ

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ gộp sổ BHXH theo Điều 27 Quyết định 595/QĐ-BHXH quy định hồ sơ làm thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội bao gồm:
– Mẫu TK1-TS: Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế;
– Sổ BHXH (tất cả các sổ mà người lao động có);

Làm thủ tục gộp sổ BHXH ở đâu? Gộp sổ bảo hiểm xã hội bằng cách nộp cho đơn vị nơi đang làm việc hoặc nộp trực tiếp cho cơ quan BHXH quận/huyện nơi người lao động tham gia bảo hiểm để được xem xét, giải quyết.

Xem thêm: Ký hợp đồng lao động nhiều nơi