Khi vận chuyển hàng hoá đi đường cần chứng từ gì? Các giấy tờ cần thiết khi doanh nghiệp vận chuyển hàng hoá? Điều chuyển hàng hoá nội bộ cần giấy tờ gì?

Chứng từ đi đường đối với hàng hóa

Khi hàng hoá vận chuyển, lưu thông trên đường, tuỳ từng loại hàng hoá có thể phải có những giấy tờ, chứng từ phù hợp để đảm bảo hàng hoá hợp pháp tránh trường hợp cơ quan có thẩm quyền kiểm tra (nếu không có đầy đủ sẽ bị phạt). Thông thường sẽ là hoá đơn, chứng từ phù hợp (tránh trường hợp hàng lậu, hàng trốn thuế). Theo quy định tại thông tư 26/2015/TT-BTC quy định:

7. Sửa đổi, bổ sung Điều 16 như sau:
a) Sửa đổi, bổ sung điểm b Khoản 1 Điều 16 (đã được sửa đổi, bổ sung tại Khoản 3 Điều 5 Thông tư số 119/2014/TT-BTC) như sau:
“b) Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hoá, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hoá, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động (trừ hàng hoá luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất).
Nội dung trên hóa đơn phải đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; không được tẩy xóa, sửa chữa; phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ; chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống (nếu có). Trường hợp hoá đơn tự in hoặc hoá đơn đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần còn trống trên hoá đơn thì không phải gạch chéo.”

Như vậy, thông thường hàng hoá đi đường thường phải có hoá đơn (trừ trường hợp hàng hoá lưu chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ và hàng hoá vận chuyển tới địa chỉ khách hàng). Ngoài ra, tuỳ loại hàng hoá có thể yêu cầu thêm một số chứng từ khác như: giấy tờ xuất nhập khẩu, hợp đồng mua bán….

Điều chuyển hàng hóa nội bộ doanh nghiệp có cần xuất hóa đơn?

Trường hợp điều chuyển hàng hóa nội bộ trong doanh nghiệp có phải xuất hóa đơn hay không? Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, địa điểm kinh doanh, kho hàng khi chuyển hàng trong nội bộ doanh nghiệp thì cần chuẩn bị những giấy tờ gì? Trường hợp chuyển về kho nội bộ thì hồ sơ đi đường gồm những gì?Theo điều 13 nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ như sau:

Điều 13. Áp dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ
3. Quy định về áp dụng hóa đơn điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý đối với một số trường hợp cụ thể theo yêu cầu quản lý như sau:
c) Cơ sở kinh doanh kê khai, nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ có hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu (kể cả cơ sở gia công hàng hóa xuất khẩu) khi xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng điện tử.
Khi xuất hàng hóa để vận chuyển đến cửa khẩu hay đến nơi làm thủ tục xuất khẩu, cơ sở sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ theo quy định làm chứng từ lưu thông hàng hóa trên thị trường. Sau khi làm xong thủ tục cho hàng hóa xuất khẩu, cơ sở lập hóa đơn giá trị gia tăng cho hàng hóa xuất khẩu.
d) Tổ chức kinh doanh kê khai, nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ xuất điều chuyển hàng hóa cho các cơ sở hạch toán phụ thuộc như các chi nhánh, cửa hàng ở khác địa phương (tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương) để bán hoặc xuất điều chuyển giữa các chi nhánh, đơn vị phụ thuộc với nhau; xuất hàng hóa cho cơ sở nhận làm đại lý bán đúng giá, hưởng hoa hồng, căn cứ vào phương thức tổ chức kinh doanh và hạch toán kế toán, cơ sở có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn, chứng từ như sau:
– Sử dụng hóa đơn điện tử giá trị gia tăng để làm căn cứ thanh toán và kê khai nộp thuế giá trị gia tăng ở từng đơn vị và từng khâu độc lập với nhau;
– Sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ; sử dụng Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý theo quy định đối với hàng hóa xuất cho cơ sở làm đại lý.
Cơ sở hạch toán phụ thuộc, chi nhánh, cửa hàng, cơ sở nhận làm đại lý bán hàng khi bán hàng phải lập hóa đơn theo quy định giao cho người mua, đồng thời lập Bảng kê hàng hóa bán ra gửi về cơ sở có hàng hóa điều chuyển hoặc cơ sở có hàng hóa gửi bán (gọi chung là cơ sở giao hàng) để cơ sở giao hàng lập hóa đơn giá trị gia tăng cho hàng hóa thực tế tiêu thụ giao cho cơ sở hạch toán phụ thuộc, chi nhánh, cửa hàng, cơ sở nhận làm đại lý bán hàng.
Trường hợp cơ sở có số lượng và doanh số hàng hóa bán ra lớn, Bảng kê có thể lập cho 05 ngày hay 10 ngày một lần. Trường hợp hàng hóa bán ra có thuế suất thuế giá trị gia tăng khác nhau phải lập bảng kê riêng cho hàng hóa bán ra theo từng nhóm thuế suất.
Cơ sở hạch toán phụ thuộc, chi nhánh, cửa hàng, cơ sở nhận làm đại lý bán hàng thực hiện kê khai nộp thuế giá trị gia tăng đối với số hàng xuất bán cho người mua và được kê khai, khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào theo hóa đơn giá trị gia tăng của cơ sở giao hàng xuất cho.
Trường hợp các đơn vị phụ thuộc của cơ sở kinh doanh nông, lâm, thủy sản đã đăng ký, thực hiện kê khai nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, có thu mua hàng hóa là nông, lâm, thủy sản để điều chuyển, xuất bán về trụ sở chính của cơ sở kinh doanh thì khi điều chuyển, xuất bán, đơn vị phụ thuộc sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, không sử dụng hóa đơn điện tử giá trị gia tăng.
đ) Tổ chức, cá nhân xuất hàng hóa bán lưu động sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ theo quy định, khi bán hàng lập hóa đơn điện tử theo quy định.

Như vậy, trường hợp đơn vị có thể xuất hóa đơn giá trị gia tăng trong trường hợp các đơn vị kê khai nộp thuế độc lập hoặc dùng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ + lệnh điều động nội bộ để gửi hàng cho đơn vị trực thuộc.

Xem thêm: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Sử dụng hoá đơn điện tử làm chứng từ vận chuyển hàng hoá

Riêng với hàng hoá sử dụng hoá đơn điện tử khi lưu thông trên đường nếu bị kiểm tra sẽ áp dụng theo điều 7 nghị định 123/2020/NĐ-CP

Điều 7. Chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy
1. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.
2. Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và hóa đơn, chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.
3. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy thì hóa đơn, chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.

Như vậy, đối với hàng hoá khi lưu thông trên đường khi có sử dụng hoá đơn điện tử cơ quan kiểm tra có trách nhiệm tự kiểm tra thông tin về hoá đơn và không được yêu cầu hoá đơn giấy (trường hợp chứng từ giấy thì không cần ký tên, đóng dấu của người mua, bán hàng hoá).

Mức phạt với hàng đi đường không có hoá đơn

Đối với hàng hoá đi đường không có hoá đơn (nếu thuộc trường hợp phải xuất hoá đơn) có thể bị xử lý theo điều 17 nghị định 125/2020/NĐ-CP như sau:

Điều 17. Xử phạt hành vi trốn thuế
1. Phạt tiền 1 lần số thuế trốn đối với người nộp thuế có từ một tình tiết giảm nhẹ trở lên khi thực hiện một trong các hành vi vi phạm sau đây:
c) Không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, trừ trường hợp người nộp thuế đã khai thuế đối với giá trị hàng hóa, dịch vụ đã bán, đã cung ứng vào kỳ tính thuế tương ứng; lập hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ sai về số lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ để khai thuế thấp hơn thực tế và bị phát hiện sau thời hạn nộp hồ sơ khai thuế;

Ngoài ra xử phạt hành vi trốn thuế, tuỳ mức độ có thể bị xử phạt về tội trốn thuế nếu có đầy đủ yếu tố cấu thành hình sự.