Sổ bảo hiểm xã hội được cấp khi cá nhân tham gia bảo hiểm xã hội tại công ty hoặc tham gia theo hình thức tự nguyện. Người lao động có quyền giữ sổ bảo hiểm xã hội và yêu cầu cơ quan có thẩm quyền cấp lại khi làm mất.

Bảo hiểm xã hội là một trong những chính sách an sinh có nhiều lợi ích đối với người lao động. Đối với mỗi cá nhân, khi kê khai thông tin tham gia bảo hiểm xã hội đều được cấp sổ bảo hiểm xã hội. Vậy, người lao động tham gia bảo hiểm xã hội thì ai là người có quyền giữ sổ bảo hiểm xã hội? Người lao động hay chủ doanh nghiệp?

Pháp luật có quy định như thế nào về quản lý sổ bảo hiểm? Cùng TBT Việt Nam giải đáp các thắc mắc trên qua bài chia sẻ dưới đây.

>> Xem thêm: Hướng dẫn tra cứu bảo hiểm xã hội bằng chứng minh thư nhân dân

Số bảo hiểm là gì?

Bảo hiểm xã hội là sự bù đắp, chia sẻ những rủi ro và bảo vệ người lao động khi họ không có khả năng làm việc hoặc một phần hoặc toàn bộ thu nhập. Những rủi ro này có thể xuất phát từ việc ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp hoặc hết tuổi lao động.

Khi tham gia bảo hiểm xã hội, người lao động sẽ được cấp một cuốn sổ gọi là sổ bảo hiểm xã hội. Như vậy, sổ bảo hiểm xã hội chính là tài liệu bản giấy dùng để ghi nhận quá trình đóng, quá trình hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội từ khi tham gia đến khi chấm dứt hoặc người lao động chết.

Ai có quyền giữ sổ bảo hiểm xã hội? Người lao động hay chủ doanh nghiệp?

Theo quy định của Điều 18 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 về quyền của người lao động thì người lao động có quyền được cấp và được quản lý sổ bảo hiểm xã hội.

Bên cạnh đó, Điều 19 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 có quy định về trách nhiệm của người lao động là quản lý sổ bảo hiểm xã hội.

Như vậy, theo quy định của pháp luật hiện hành thì người lao động có quyền giữ và quản lý sổ bảo hiểm xã hội. Mục đích của quy định này là để người lao động có thể nắm rõ được quá trình tham gia bảo hiểm xã hội của mình, nếu có sự sai sót thì người lao động có thể kịp thời làm các thủ tục điều chỉnh, đính chính. Việc giữ sổ giúp cho người lao động tự mình kiểm soát và quản lý được quá trình tham gia bảo hiểm xã hội tại công ty, kiểm tra được thời gian đóng, điều kiện hưởng các chế độ của bảo hiểm xã hội và tiết kiệm thời gian cho người lao động khi làm thủ tục để giải quyết các chế độ, quyền lợi bảo hiểm xã hội.

Tuy nhiên, trên thực tế, người lao động vẫn có thể gửi sổ bảo hiểm cho doanh nghiệp giữ nếu đảm bảo việc giữ hộ này không làm ảnh hưởng đến quá trình tham gia và giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội của người lao động. Nhưng doanh nghiệp không có quyền bắt buộc người lao động phải giao sổ bảo hiểm xã hội để doanh nghiệp giữ trong suốt quá trình tham gia lao động tại doanh nghiệp.

>>> Tham khảo thêm: Mã số bảo hiểm xã hội là gì? Tra cứu mã số bảo hiểm xã hội?

Quy định quản lý sổ bảo hiểm như thế nào?

Cơ quan bảo hiểm xã hội, người sử dụng lao động và người lao động là các chủ thể có liên quan đến các thủ tục bảo hiểm xã hội. Vậy, các chủ thể này có trách nhiệm gì trong việc quản lý sổ bảo hiểm xã hội?

Thứ nhất: Người lao động

Người lao động người có quyền được cấp, được quản lý sổ bảo hiểm xã hội và có trách nhiệm bảo quản sổ bảo hiểm xã hội của mình. Người lao động có quyền được yêu cầu điều chỉnh thông tin trong sổ bảo hiểm, được quyền yêu cầu cấp lại sổ bảo hiểm khi mất, hỏng, gộp,…

Bên cạnh đó, nếu người lao động có sự kê khai thông tin sai sự thật, giả mạo thông tin sẽ bị áp dụng các chế tài theo quy định.

Thứ hai: Người sử dụng lao động (doanh nghiệp)

Người lao động không được pháp luật phân quyền, phân trách nhiệm trong việc quản lý sổ bảo hiểm.

Như phân tích ở trên, một số trường hợp người lao động gửi doanh nghiệp giữ sổ bảo hiểm thì doanh nghiệp có trách nhiệm bảo quản sổ bảo hiểm xã hội giống như trách nhiệm của người lao động.

Thứ ba: Cơ quan bảo hiểm xã hội

Trong việc quản lý sổ bảo hiểm xã hội thì cơ quan bảo hiểm xã hội là chủ thể có trách nhiệm cao nhất. Theo Quyết định 595/QĐ – BHXH thì trách nhiệm quản lý sổ bảo hiểm xã hội của cơ quan bảo hiểm xã hội như sau:

+ Cấp sổ bảo hiểm xã hội lần đầu cho người lao động.

+ Cấp lại sổ bảo hiểm (bao gồm tờ rời và bìa) trong trường hợp: mất, hỏng; gộp; người lao động có sự thay đổi về ngày, tháng, năm sinh; thay đổi về số sổ; thay đổi về họ, tên, chữ đêm; người lao động đã hưởng bảo hiểm xã hội một lần vẫn còn thời gian đóng bảo hiểm thất nghiệp chưa hưởng.

+ Cấp lại bìa sổ bảo hiểm xã hội khi sai giới tính, sai quốc tịch.

+ Cấp lại tờ rời sổ bảo hiểm xã hội khi người lao động làm mất, hỏng.

+ Ghi và xác nhận thời gian đóng của người lao động trong sổ bảo hiểm xã hội cả về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp.

+ Quản lý chữ ký và con dấu được ghi nhận trong sổ bảo hiểm xã hội.

Mất sổ bảo hiểm xã hội phải làm sao?

Khi làm mất sổ bảo hiểm xã hội thì người lao động cần phải làm hồ sơ yêu cầu cơ quan bảo hiểm xã hội để được cấp lại sổ bảo hiểm xã hội.

Căn cứ theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội 2014 và Quyết định 595/QĐ – BHXH thì hồ sơ cần chuẩn bị khi yêu cầu cấp lại sổ bảo hiểm xã hội trong trường hợp bị mất bao gồm: Đơn đề nghị cấp lại sổ bảo hiểm xã hội và Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT.

Sau đó, người lao động nộp hồ sơ trên cho cơ quan bảo hiểm xã hội nơi người lao động tham đóng bảo hiểm xã hội cuối cùng và xuất trình giấy tờ nhân thân để cơ quan bảo hiểm xã hội xem xét vào giải quyết.

Trong thời hạn là không quá 10 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ và hồ sơ hợp lệ, người lao động sẽ được cấp lại sổ bảo hiểm xã hội. Trường hợp người lao động có tham gia lao động tại nhiều đơn vị, tại nhiều tỉnh thành khác nhau thì thời gian cấp lại sổ có thể kéo dài lên đến 45 ngày do cần có thời gian để xác minh lại quá trình đóng bảo hiểm xã hội của người lao động.

Như vậy, trong quá trình giữ sổ bảo hiểm xã hội, người lao động làm mất sổ thì sẽ được cấp lại sổ khi nộp đủ và đúng các giấy tờ theo quy định trong thời hạn 10 ngày hoặc không quá 45 ngày nếu cần có sự xác minh quá trình đóng bảo hiểm xã hội.

Quý độc giả còn vấn đề gì thắc mắc liên quan đến bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế có thể liên hệ qua Tổng đài 1900.6560 để các chuyên viên tư vấn của chúng tôi giải đáp cặn kẽ các vấn đề.

>>> Tham khảo: Hướng Dẫn Tra Cứu Bảo Hiểm Xã Hội Thành Phố Hồ Chí Minh