TBT Việt Nam cùng Quý độc giả tìm hiểu về quy định hợp pháp hóa lãnh sự, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự và những trường hợp được miễn thủ tục này.

Một số loại giấy tờ liên quan đến yếu tố nước ngoài như khi đăng ký kết hôn với người nước ngoài, thành lập văn phòng đại diện tại nước ngoài,…những thủ tục này đều cần hợp pháp hóa lãnh sự, những không phải cá nhân, tổ chức nào cũng nắm được quy định, thủ tục liên quan đến hợp pháp hóa lãnh sự.

Công ty tư vấn TBT Việt Nam xin chia sẻ thêm một số thông tin hữu ích về vấn đề này.

>> Tham khảo: Tư vấn các vấn đề về liên quan đến luật bảo hiểm xã hội

Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

Căn cứ Luật Cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài năm 2009 và Nghị định số 111/2011/NĐ-CP của Chính phủ quy định về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được định nghĩa như sau:

Hợp pháp hóa lãnh sự được hiểu là thủ tục hành chính được cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.

+ Nội dung khi tiến hành hợp pháp hóa lãnh sự: chỉ là chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu, không bao hàm chứng nhận về nội dung và hình thức của giấy tờ, tài liệu.

+ Mục đích của việc hợp pháp hóa lãnh sự: Để giấy tờ, tài liệu của nước ngoài được công nhận và sử dụng tại Việt Nam phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp pháp luật quy định quy định tại Điều 9 Nghị định 111/2011/NĐ-CP.

+ Cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự của Việt Nam

1/ Cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng hợp pháp hóa lãnh sự ở trong nước là Bộ Ngoại giao.

Lưu ý: Bộ Ngoại giao có thể ủy quyền cho cơ quan ngoại vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương tiếp nhận hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định.

2/ Cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự ở nước ngoài là Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.

+ Người có quyền đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự:

1/ Cá nhân, cơ quan, tổ chức có thể đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu của mình hoặc của người khác mà không cần giấy ủy quyền;

2/ Cá nhân, cơ quan, tổ chức có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự hoặc thông qua cơ quan ngoại vụ được ủy để đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự.

>> Tham khảo: Dịch vụ tư vấn luật trực tuyến nhanh chóng hiệu quả

Hợp pháp hóa lãnh sự tiếng Anh là gì?

Hợp pháp hóa lãnh sự tiếng Anh được rất nhiều Quý độc giả quan tâm và tìm hiểu, vậy hợp pháp hóa lãnh sự tiếng Anh là gì?

Căn cứ theo định nghĩ về hợp pháp hóa lãnh sự tại Nghị định 111/2011/NĐ-CP có thể hiểu hợp pháp hóa lãnh sự tiếng Anh là việc của cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu ngoài thể hiện bằng ngôn ngữ tiếng Anh của nước ngoài để được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.

Công ty tư vấn TBT Việt Nam xin giới thiệu một số thuật ngữ tiếng Anh thường được sử dụng khi nhắc đến thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự:

+ consular legalization (hợp pháp hóa lãnh sự)

+ consular certification (chứng nhận lãnh sự)

+ documents certified by a general consulate / embassy (tài liệu được chứng nhận bởi Tổng Lãnh sự quán/ Đại sứ quán)

+ documents legalized by a general consulate / embassy (tài liệu được hợp pháp hóa bởi Tổng Lãnh sự quán/ Đại sứ quán)

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự như thế nào?

Theo hướng dẫn của Thông tư 01/2012/TT-BNG thực hiện một số quy định của Nghị định 111/2011/NĐ-CP năm 2011 có quy định chi tiết thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, cụ thể:

Bước 1: Người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự chuẩn bị hồ sơ pháp lý

Hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự bao gồm các giấy tờ, tài liệu sau đây:

–  Tờ khai chứng nhận lãnh sự theo mẫu quy định hiện hành;

– Giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp: chứng minh thư nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị khác thay thế hộ chiếu;

– Giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện: nộp bản chụp không cần công chứng, chứng thực;

– Giấy tờ, tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự, nếu có 2 tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai hoặc áp dụng các hình thức bảo đảm khác để không thay đổi các tờ của giấy tờ, tài liệu;

Lưu ý:  Các giấy tờ, tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự cần có thêm 1 bản chụp để lưu tại Bộ Ngoại giao

– Bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh;

– Giấy tờ, tài liệu khác: xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan trong trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự.

Bước 2: Nộp hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự

Sau khi hoàn tất hồ sơ, người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự sẽ nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền:

– Tại Cục lãnh sự của Bộ Ngoại giao, địa chỉ 40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội;

– Tại Sở Ngoại vụ Tỉnh/ Thành phố;

– Tại các cơ quan Ngoại vụ địa phương được Bộ Ngoại giao ủy quyền thực hiện thủ tục này.

Tùy từng trường hợp, người đề nghị sẽ nộp cho các cơ quan nêu trên có thể nộp trực tiếp hoặc qua đương bưu điện.

Bước 3: Giải quyết hồ sơ và trả kết quả

– Thời gian giải quyết thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự được tính trên cơ sở số lượng giấy tờ, tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự:

+ Với hồ sơ có giấy tờ, tài liệu dưới 10 tờ thì giải quyết trong 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ;

+ Nếu hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc.

– Trong trường hợp mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh trên giấy tờ, tài liệu yêu cầu hợp pháp lãnh sự chưa được chính thức thông báo hoặc cần kiểm tra tính xác thực. Cơ quan đại diện sẽ đề nghị cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài xác minh. Sau khi xác minh xong, Cơ quan đại diện giải quyết hồ sơ và trả kết quả cho người đề nghị.

Trường hợp nào được miễn hợp pháp hóa lãnh sự

Theo quy định tại Điều 9 Nghị định 111/2011/NĐ- CP những giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự, gồm có:

1/ Giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại;

2/ Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài;

3/ Giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam;

4/ Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự, phù hợp với quy định của các nước liên quan.

Bài viết trên đây chỉ mang tính chất tham khảo, khi cần tư vấn cụ thể Quý độc giả có thể liên hệ trực tiếp đến cơ quan có thẩm quyền để được hướng dẫn thêm.

>> Tham khảo: Hỗ trợ tư vấn pháp luật miễn phí 24/24 và những điều cần biết