Hợp đồng thụ ủy là gì? Ủy quyền khi hai bên không thể tới cùng một tổ chức hành nghề công chứng như thế nào?

Theo quy định của Điều 562 Bộ luật Dân sự 2015: “Hợp đồng ủy quyền là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên được ủy quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền, bên ủy quyền chỉ phải trả thù lao nếu có thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định”. Như vậy, bản chất của hợp đồng ủy quyền là một giao dịch dân sự, theo đó bên được ủy quyền sẽ thay mặt bên ủy quyền để thực hiện các công việc theo phạm vi ủy quyền.

Về nguyên tắc khi công chứng hợp đồng/giao dịch, các bên tham gia (mang theo giấy tờ nhân thân và các giấy tờ khác liên quan) phải cùng nhau đến, lập và ký tên vào hợp đồng, giao dịch tại văn phòng công chứng để Công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch (khoản 1 điều 2 Luật công chứng 2014), năng lực hành vi dân sự cũng như sự tự nguyện của các bên khi lập hợp đồng, giao dịch. Tuy nhiên, một số trường hợp lại không như vậy, đó là khi thực hiện ủy quyền thụ ủy.

Ủy quyền thụ ủy là gì?

Ủy quyền thụ ủy hay hợp đồng ủy quyền thụ ủy không được định nghĩa cụ thể trong các văn bản pháp luật mà chỉ được gọi một cách truyền miệng. Tại điều 55 luật công chứng 2014 quy định:

Điều 55. Công chứng hợp đồng ủy quyền
1. Khi công chứng các hợp đồng ủy quyền, công chứng viên có trách nhiệm kiểm tra kỹ hồ sơ, giải thích rõ quyền và nghĩa vụ của các bên và hậu quả pháp lý của việc ủy quyền đó cho các bên tham gia.
2. Trong trường hợp bên ủy quyền và bên được ủy quyền không thể cùng đến một tổ chức hành nghề công chứng thì bên ủy quyền yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng nơi họ cư trú công chứng hợp đồng ủy quyền; bên được ủy quyền yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng nơi họ cư trú công chứng tiếp vào bản gốc hợp đồng ủy quyền này, hoàn tất thủ tục công chứng hợp đồng ủy quyền.

Như vậy, theo quy định trên có thể thấy hợp đồng ủy quyền thụ ủy có hai đặc điểm
– Hai bên trong hợp đồng ủy quyền không thể đến cùng một tổ chức hành nghề công chứng
– Hợp đồng ủy quyền sẽ được hai tổ chức hành nghề công chứng khác nhau thực hiện công chứng

Hợp đồng ủy quyền thụ ủy (ủy quyền hai nơi) được thực hiện trong một số trường hợp đặc biệt theo quy định yêu cầu cả bên cùng ký (bên ủy quyền và bên nhận ủy quyền) để phân biệt với hành vi pháp lý đơn phương (có thể thực hiện bằng giấy ủy quyền).

Ủy quyền thụ ủy có yếu tố nước ngoài?

Trường hợp ủy quyền từ nước ngoài về Việt Nam

Việc thực hiện ủy quyền thụ ủy từ nước ngoài có được pháp luật cho phép? Theo quy định tại điều 78 luật công chứng 2014 quy định về thẩm quyền công chứng cư cơ quan đại diện ngoại giao ở nước ngoài như sau:

Điều 78. Việc công chứng của cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài
1. Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài được công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản, văn bản ủy quyền và các hợp đồng, giao dịch khác theo quy định của Luật này và pháp luật về lãnh sự, ngoại giao, trừ hợp đồng mua bán, chuyển đổi, chuyển nhượng, tặng cho, cho thuê, thế chấp, góp vốn bằng bất động sản tại Việt Nam.
2. Viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao được giao thực hiện công chứng phải có bằng cử nhân luật hoặc được bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng.
3. Viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao thực hiện công chứng theo thủ tục quy định tại Chương V của Luật này, có quyền quy định tại các điểm c, d và đ khoản 1 và nghĩa vụ quy định tại các điểm a, c, d và đ khoản 2 Điều 17 của Luật này.

Lưu ý hợp đồng ủy quyền tại nước ngoài không áp dụng với các giao dịch mua bán, chuyển đổi, chuyển nhượng, tặng cho, cho thuê, thế chấp, góp vốn bằng bất động sản tại Việt Nam.

Trường hợp sử dụng văn bản ủy quyền tại nước ngoài

Bước 1: Thực hiện ủy quyền tại Việt Nam và thực hiện công chứng, chứng thực theo quy định

Bước 2: Chứng nhận, hợp pháp hóa lãnh sự giấy ủy quyền theo nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 5/12/2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự quy định “Chứng nhận lãnh sự” là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam (Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh và cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam ở nước ngoài) chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.

Trình tự, thủ tục chứng nhận lãnh sự được quy định tại Điều 11 Nghị định 111/2011/NĐ-CP. Theo đó, sau khi “Giấy ủy quyền” đã chứng thực để làm bản sao hoặc bản dịch tại các cơ quan có thẩm quyền, khách hàng nộp hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự bao gồm:
Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự (có con dấu gốc, chữ ký gốc và chức danh) kèm theo 1 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Bộ Ngoại giao (bản photo không cần công chứng) và 1 tờ khai trực tuyến trên website: http://www.lanhsuvietnam.gov.vn.

Hồ sơ được tiếp nhận tại Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao (Số 40 Trần Phú, quận Ba Đình, TP. Hà Nội) hoặc Sở Ngoại vụ Hồ Chí Minh (06 Alexandre de Rhodes, Quận 1, Hồ Chí Minh).