Trong quá trình giao thương với các công ty nước ngoài, việc thành lập văn phòng đại diện là vấn đề thực tế và cần thiết. TBT Việt Nam sẽ giúp khách hàng nắm bắt thông tin về Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện nước ngoài.

Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam là gì?

Căn cứ theo khoản 6, điều 3, Luật thương mại 2005 văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện nước ngoài gồm những gì?

Để mở văn phòng đại diện nước ngoài thì quý khách hàng phải thực hiện thủ tục xin cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Theo điều 10, Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết luật thương mại về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam, quý khách hàng cần chuẩn bị Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện nước ngoài đầy đủ những giấy tờ, văn bản sau:

– Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;

– Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;

– Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;

– Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;

– Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;

– Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:

+ Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;

+ Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện theo quy định về trụ sở văn phòng đại diện và chi nhánh và quy định pháp luật có liên quan.

Lưu ý: Các tài liệu chứng minh nội dung thay đổi tên gọi hoặc địa chỉ đặt trụ sở của thương nhân nước ngoài, thay đổi nội dung hoạt động của thương nhân nước ngoài có liên quan trực tiếp đến nội dung hoạt động của Chi nhánh tại Việt Nam, thay đổi người đứng đầu của Văn phòng đại diện, Chi nhánh phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện nước ngoài ở đâu?

Theo quy định điều 5 về thẩm quyền cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết luật thương mại về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam, quý khách hàng cần gửi hồ sơ đến:

– Sở Công thương nơi đặt văn phòng đại diện hoặc

– Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao nếu văn phòng đại diện đặt trụ sở trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao.

Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép cấp sẽ Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài.

Các bước thành lập văn phòng đại diện nước ngoài

Sau đây, chúng tôi xin thông tin đến khách hàng về các bước cơ bản để thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Thứ nhất: Chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng đại diện nước ngoài theo quy định của pháp luật Việt Nam (theo như đã trình bày ở trên)

Thứ hai: Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện đến cơ quan chức năng có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ (Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt văn phòng đại diện hoặc Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao)

Thứ ba: Theo dõi hồ sơ thành lập văn phòng đại diện, thực hiện bổ sung hồ sơ khi có yêu cầu của cơ quan chức năng.

Thứ tư: Nhận kết quả là Giấy phép hoạt động của văn phòng đại diện.

Thứ năm: Thực hiện các thủ tục sau khi được cấp phép hoạt động: công bố thành lập, đăng ký mã số thuế, khắc dấu và công bố mẫu dấu.

Qua nội dung cung cấp như trên về Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện nước ngoài, chúng tôi mong quý khách hàng có giải đáp cần thiết cho vấn đề của mình. Nếu quý khách hàng muốn tìm hiểu cụ thể hơn về vấn đề này cũng như cần đến dịch vụ tư vấn pháp lý của chúng tôi xin liên hệ để biết thêm chi tiết. Xin chân thành cảm ơn!