Công ty cổ phần là một trong những loại hình công ty được thành lập tương đối phổ biến hiện nay bởi vì có một số ưu điểm như cổ đông sẽ chỉ phải chịu trách nhiệm trong phạm vi vốn góp; cơ cấu vốn của công ty linh hoạt tạo điều kiện để nhiều người có thể góp vốn vào công ty,…

Sau khi công ty cổ phần đã được thành lập nếu như muốn thay đổi địa chỉ của công ty thì cần phải thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cổ phần theo quy định của pháp luật, nội dung bài viết dưới đây của TBT Việt Nam sẽ tư vấn chi tiết hơn về nội dung này.

Quy định của pháp luật về trụ sở công ty cổ phần

Công ty cổ phần là doanh nghiệp mà trong đó vốn điều lệ được chia thành nhiều phần bằng nhau gọi là cổ phần, cổ đông trong công ty có thể là tổ chức, là cá nhân và số lượng cổ đông tối thiểu là 03 và không hạn chế về số lượng tối đa.

Trụ sở chính của công ty cổ phần phải được đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của công ty cổ phần được xác định theo địa giới đơn vị hành chính và có số điện thoại, số fax, thư điện tử nếu có.

Khi thành lập công ty cổ phần cũng tương tự như các công ty khác cần phải đăng ký về trụ sở chính do đó khi có sự thay đổi về địa chỉ này cần phải thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cổ phần.

Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty cổ phần

Trước khi thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cổ phần thì việc chuẩn bị hồ sơ là một trong những bước rất quan trọng.

Trường hợp thay đổi địa chỉ công ty cổ phần cùng quận, huyện nội thành thì chỉ cần thực hiện thủ tục thay đổi với sở kế hoạch và đầu tư nơi công ty có trụ sở sẽ chuyển đến, hồ sơ gồm có:

– Thông báo về việc thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh của công ty, trong nội dung thông báo gồm: Tên, mã số doanh nghiệp, mã số thuế hoặc số giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (trường hợp doanh nghiệp chưa có mã số doanh nghiệp, mã số thuế); địa chỉ trụ sở chính của công ty dự định sẽ chuyển đến; họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần;

– Có quyết định Đại Hội đồng cổ đông của công ty;

– Biên bản họp Hội đồng Đại hội đồng cổ đông;

– Văn bản ủy quyền trong trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục này.

Trường hợp thay đổi địa chỉ công ty cổ phần khác quận, huyện trước tiên công ty cần làm thủ tục để chốt thuế chuyển địa điểm tại chi cục thuế mà công ty cổ phần đang đặt trụ sở.

Tiếp đó chờ có kết quả từ cơ quan thuế thì  sẽ nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty cổ phần tại sở kế hoạch đầu tư nơi doanh nghiệp sẽ chuyển đến, hồ sơ gồm:

– Thông báo thay đổi đăng ký kinh doanh của công ty;

– Có quyết định của Đại Hội đồng cổ đông công ty cổ phần;

– Biên bản Họp Hội đồng Đại hội đồng cổ đông của công ty;

– Trong trường hợp ủy quyền thì cần phải có văn bản ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục này.

Khi chuẩn bị hồ sơ đối với những trường hợp yêu cầu phải sử dụng mẫu như thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp thì cần phải sử dụng đúng mẫu theo quy định.

Bởi lẽ trên thực tế có rất nhiều trường hợp mặc dù hồ sơ đã đầy đủ theo quy định nhưng do không sử dụng mẫu hoặc sử dụng sai mẫu thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp dẫn tới việc hồ sơ bị trả lại và yêu cầu sửa đổi. Như vậy sẽ rất mất thời gian trong việc thực hiện thủ tục này do đó khi chuẩn bị hồ sơ cần phải hết sức lưu ý về vấn đề này để có thể thực hiện được thủ tục này một cách nhanh chóng nhất trên thực tế.

Theo đó có thể thấy được rằng trong trường hợp chuyển địa điểm công ty cổ phần khác quận, huyện thì sẽ cần phải thực hiện thêm một bước nữa là làm thủ tục chốt thuế trước khi nộp hồ sơ để thực hiện thay đổi địa chỉ của công ty.

Trình tự thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cổ phần

Việc thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cổ phần cần được thực hiện theo trình tự, thủ tục sau:

– Trước khi thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở thì công ty cần phải thực hiện các thủ tục với cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật về thuế.

– Người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của công ty trong thời hạn là 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.

– Trong trường hợp chuyển địa chỉ trụ sở chính của công ty đến nơi khác trong cùng phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi công ty đã đăng ký thì công ty phải gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi mà công ty đặt trụ sở chính. Kèm theo thông báo đó cần phải có đầy đủ hồ sơ như đã nêu ở nội dung trên.

– Công ty cần nộp hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trực tiếp tại phòng Đăng ký kinh doanh nơi mà công ty đặt trụ sở chính hoặc người đại diện theo pháp luật phải nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử theo quy trình trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

– Sau khi nhận được thông báo thì Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp dự định đặt trụ sở mới sẽ trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp và gửi thông tin đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi trước đây doanh nghiệp đã đăng ký.

Thời gian giải quyết hồ sơ theo quy định hiện nay là ba ngày làm việc kể từ khi nhận được đầy đủ hồ sơ và hồ sơ hợp hệ.

Ngoài ra khi nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty cần phải nộp đầy đủ lệ phí theo quy định.

Căn cứ theo quy định tại thông tư 47/2019/TT-BTC quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí cung cấp thông tin doanh nghiệp, lệ phí đăng ký doanh nghiệp thì mức thu là 50.000 đồng/lần đối với hồ sơ được nộp trực tiếp tại phòng đăng ký kinh doanh. Việc nộp lệ phí này cần phải nộp tại thời điểm nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty.