Khi có phát sinh lao động mới, doanh nghiệp phải báo tăng bảo hiểm xã hội với cơ quan bảo hiểm xã hội trong thời gian quy định. Nếu không thực hiện đúng, doanh nghiệp sẽ bị áp dụng chế tài xử lý theo quy định.

Với mỗi doanh nghiệp, đơn vị thì việc thay đổi nhân sự trong quá trình hoạt động là không thể tránh khỏi. Khi có thêm người lao động mới, doanh nghiệp cần phải tiến hành báo tăng lao động, báo tăng bảo hiểm xã hội. Vậy, khi báo tăng bảo hiểm xã hội thì hồ sơ cần chuẩn bị gồm những gì?

Báo tăng bảo hiểm xã hội trong thời gian nào? Thủ tục báo tăng bảo hiểm xã hội như thế nào? TBT Việt Nam sẽ hướng dẫn về vấn đề này trong bài viết dưới đây để các doanh nghiệp cũng như Quý độc giả nắm được.

>> Xem thêm: Hướng Dẫn Đăng Ký Bảo Hiểm Xã Hội Lần Đầu Qua Mạng

Hồ sơ báo tăng bảo hiểm xã hội gồm những gì?

Hồ sơ báo tăng bảo hiểm cho người lao động mà doanh nghiệp cần chuẩn bị bao gồm các giấy tờ sau:

Thứ nhất: Tờ khai tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (TK1 – TS) (người lao động kê khai thông tin của tờ khai này).

Thứ hai: Danh sách người lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, bảo hiểm thất nghiệp (D02 – TS).

Thứ ba: Bảng khai thông tin theo mẫu D01 – TS.

Thứ tư: Hợp đồng lao động giữa doanh nghiệp và người lao động (hợp đồng phải thể hiện đầy đủ chữ ký của người lao động, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp và con dấu của doanh nghiệp).

Thứ năm: Giấy tờ chứng minh quyền lợi bảo hiểm y tế cao hơn quyền lợi bảo hiểm y tế theo đối tượng người lao động (nếu có).

Ngoài ra, nếu báo tăng bảo hiểm xã hội trùng với lần đầu kê khai hồ sơ bảo hiểm xã hội của doanh nghiệp thì doanh nghiệp cần chuẩn bị thêm mẫu TK3 – TS (tờ khi tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm xã hội dành cho doanh nghiệp, đơn vị).

Thời gian báo tăng bảo hiểm xã hội?

Theo quy định tại Điều 99 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 thì trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc quyết định tuyển dụng, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục báo tăng bảo hiểm xã hội cho người lao động.

Nếu hết thời hạn 30 ngày nêu trên mà doanh nghiệp vẫn chưa thực hiện thủ tục báo tăng bảo hiểm thì doanh nghiệp có thể thực hiện báo tăng bảo hiểm xã hội chậm. Tuy nhiên, khi báo tăng bảo hiểm xã hội chậm thì doanh nghiệp sẽ phải nộp phạt theo quy định của Nghị định 28/2020/NĐ – CP và khoản tiền lãi tương ứng với khoản tiền bảo hiểm xã hội doanh nghiệp chậm nộp.

Như vậy, doanh nghiệp có trách nhiệm báo tăng lao động trong thời gian 30 ngày kể từ khi phát sinh quan hệ lao động. Nếu vượt quá thời hạn này, doanh nghiệp sẽ phải nộp phạt và tiền lãi tương ứng kèm với tiền đóng bảo hiểm tương ứng của người lao động.

Thủ tục báo tăng bảo hiểm xã hội?

Khi báo tăng bảo hiểm xã hội cho người lao động, doanh nghiệp cần thực hiện các bước như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ báo tăng bảo hiểm xã hội

Doanh nghiệp chuẩn bị 01 bộ hồ sơ nêu trên và kê khai đầy đủ thông tin theo hướng dẫn tại các tờ khai.

Nếu có vấn đề vướng mắc, có thể liên hệ cho chúng tôi để các luật sư, chuyên viên của chúng tôi hướng dẫn doanh nghiệp điền các tờ khai cho chuẩn quy định và yêu cầu của cơ quan bảo hiểm xã hội.

Bước 2: Nộp hồ sơ cho cơ quan bảo hiểm xã hội

Nộp bộ hồ sơ đã chuẩn bị cho cơ quan bảo hiểm xã hội mà doanh nghiệp đang tham gia đóng bảo hiểm xã hội để báo tăng bảo hiểm xã hội cho người lao động.

Trong trường hợp, báo tăng bảo hiểm xã hội trùng với lần đầu kê khai bảo hiểm xã hội thì doanh nghiệp cần xác định đúng cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý theo sự phân cấp quản lý và nơi đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.

Bước 3: Xử lý hồ sơ và nhận kết quả báo tăng bảo hiểm xã hội

Cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ xử lý hồ sơ báo tăng lao động trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ.

Trong trường hợp, hồ sơ báo tăng bảo hiểm xã hội đầy đủ giấy tờ và kê khai hồ sơ hợp lệ, cơ quan bảo hiểm xã hội xã xác nhận và thẻ bảo hiểm y tế, cấp sổ bảo hiểm xã hội cho người chưa có sổ bảo hiểm xã hội.

Trong trường hợp, hồ sơ báo tăng bảo hiểm xã hội thiếu giấy tờ hoặc kê khai thông tin chưa đầy đủ hoặc nộp không đúng cơ quan, cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ từ chối báo tăng bảo hiểm xã hội và yêu cầu doanh nghiệp thực hiện báo tăng lại từ đầu.

Chính vì thế, doanh nghiệp cần đảm bảo hồ sơ báo tăng bảo hiểm xã hội đúng và đầy đủ theo yêu cầu và nộp tại đúng cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý doanh nghiệp của mình để báo tăng lao động thành công.

>>> Tham khảo: Hướng dẫn cách tính bảo hiểm xã hội 1 lần mới nhất

Có thể báo tăng bảo hiểm xã hội qua mạng được không?

Hiện nay, việc nộp hồ sơ báo tăng bảo hiểm xã hội có thể được thực hiện theo các cách sau:

Cách 1: Nộp hồ sơ trực tiếp tại trụ sở của cơ quan bảo hiểm xã hội.

Cách 2: Nộp hồ sơ gián tiếp qua việc sử dụng dịch vụ của các đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính (bưu điện,…).

Cách 3: Nộp hồ sơ trực tuyến qua mạng, qua các phần mềm bảo hiểm xã hội điện tử.

Cách thực hiện thứ 3 đang được đa số các cơ quan bảo hiểm xã hội áp dụng. Doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội điện tử như KBHXH, TS24, EFY Viet Nam, BKAV,…

Như vậy, doanh nghiệp hoàn toàn có thể báo tăng bảo hiểm xã hội qua mạng. Tuy nhiên, trước khi thực hiện thủ tục báo tăng bảo hiểm xã hội, doanh nghiệp có thể liên hệ trước với cơ quan bảo hiểm xã hội để kiểm tra cách thức báo tăng mà cơ quan áp dụng. Một số đơn vị yêu cầu phải kê khai qua mạng và nộp kèm bản giấy.

Hướng dẫn cách báo tăng bảo hiểm xã hội trên kbhxh

Phần mềm KBHXH là phần mềm do bảo hiểm xã hội cung cấp. Để báo tăng bảo h hiểm xã hội, doanh nghiệp cần thực hiện các bước như sau:

Bước 1: Download phần mềm KBHXH và đưa phần mềm ra ngoài màn hình desktop để thuận tiện cho việc sử dụng.

Bước 2: Đăng nhập tài khoản KBHXH bằng thông tin tài khoản do cơ quan bảo hiểm xã hội cấp.

Nếu chưa được cấp tài khoản thì doanh nghiệp cần truy cập http://gddt.baohiemxahoi.goc.vn để đăng ký tài khoản.

Bước 3: Kê khai thông tin của doanh nghiệp theo yêu cầu của hệ thống để sử dụng chương trình của phần mềm.

Bước 4: Báo tăng bảo hiểm xã hội cho người lao động.

– Điền đầy đủ thông tin của người lao động, trường hợp người lao động chưa có sổ thì phải điền đầy đủ phụ lục thành viên hộ gia đình.

– Chọn quản lý hồ sơ, sau đó tạo hồ sơ mới, tiếp đến chọn QĐ 595, cuối cùng chọn vào hồ sơ 600.

– Sau đó, chọn lao động cần tăng mới và kê khai thông tin trong các tờ khai và “ký hồ sơ”.

Doanh nghiệp có thể xem lại file bằng cách vào mục cài đặt của máy tính: Cài đặt/Data/Mã số thuế/Hồ sơ/ngày ký hồ sơ/Bảo hiểm xã hội.

Cuối cùng, doanh nghiệp truy cập http://gddt.baohiemxahoi.goc.vn để tải file hồ sơ và hoàn thành thủ tục báo tăng bảo hiểm xã hội.

Nếu còn vấn đề gì thắc mắc, Quý khách hàng có thể liên hệ qua Tổng đài tư vấn pháp luật 1900.6557 để được luật sư, chuyên viên của chúng tôi giải đáp chi tiết.

>>> Xem thêm: Bảo hiểm xã hội là gì? Các vấn đề liên quan bảo hiểm xã hội