Quy trình tổ chức sự kiện gồm những bước nào cho một sự kiện (Event) mang tính chuyên nghiệp? Hãy để chúng tôi giúp các bạn qua bài viết tham khảo dưới đây.

Chúng ta cũng biết rằng: Khi nói tới Tổ chức sự kiện là nó sẽ bao gồm một danh sách công việc thuộc các lĩnh vực khác nhau như: chi phí, luật pháp, văn hóa, kĩ thuật- công nghệ…Vì vậy, muốn tổ chức event thành công cần một quy trình tổ chức sự kiện cụ thể và phân công công việc đến từng người trong nhóm.

Bài viết dưới đây sẽ mang đến cho bạn những nội dung mang tính chất tham khảo và góp ý giúp bạn để quá trình tổ chức cũng như thực hiện 1 sự kiện (Event) đạt chất lượng và hiệu quả.

“Bật mí” cách tổ chức sự kiện mang tính chuyên nghiệp

Các công ty tổ chức sự kiện lớn hay nhỏ đều không thể bỏ lỡ các bước cơ bản nhất trong quy trình tổ chức sự kiện dưới đây của chúng tôi đã “chắt lọc” giúp bạn. Để tạo nên hiệu ứng cho nhãn hàng của quý công ty/doanh nghiệp thì chúng ta cần vạch ra kế hoạch cụ thể, xác định mục tiêu rõ ràng. Sau đây chúng tôi xin đưa ra một số yếu tố cần thiết để sự kiện (Event) trở nên thành công và hiệu quả.

#1.Tìm và xác địa điểm tổ chức sự kiện

Địa điểm là một trong yếu tố then chốt quyết định nên không khí cho buổi ra mắt sản phẩm của công ty/doanh nghiệp. Do vậy, sau khi ấn định được ngày diễn ra sự kiện và xác định được chủ đề của sự kiện bạn hãy tìm kiếm và lựa chọn một địa điểm tổ chức phù hợp và đừng quên hoàn thiện hợp đồng và các thủ tục liên quan đến địa điểm tổ chức tránh việc bị mất chỗ “đột ngột”.

#2.Gửi thư mời và phát thông điệp

Là yếu tố tạo ấn tượng đầu tiên cho quý công ty/doanh nghiệp tới khách hàng nên thư mời bạn cần được chăm chút. Bạn hãy đảm bảo thư mời phải đầy đủ các yếu tố: Thời gian, địa điểm, cái gì? bao gồm những ai? Tại sao? Như thế nào?…Đó là những nội dung thông tin cần thiết cho lễ ra mắt sản phẩm hay khai trương nhãn hàng…

#3.Lên kế hoạch và thực hiện đúng theo kế hoạch

Khi kế hoach lớn, kế hoach bé đã được lên sẵn thì các bạn hãy làm theo các bước có sẵn trong kế hoạch (quy trình tổ chức sự kiện). Nếu không có trường hợp đột xuất thì sẽ triển khai theo đúng kế hoạch đã định sẵn, còn nếu xảy ra sự cố sẽ triển khai phương án dự phòng. Tuyệt đối không làm theo kiểu “kế hoạch 1 đường, thực hiện 1 nẻo”.

#4.Chuẩn bị sẵn sàng kế hoạch B cho mọi tình huống

Theo như kế hoạch và nếu sự kiện diễn ra suôn sẻ thì quá tuyệt vời nhưng nếu như xảy ra sự việc ngoài kế hoạch và dự định thì chúng ta sẽ mang phương án B chuẩn bị sẵn vào thế chỗ cho “sự cố” (những sự cố như về thời tiết, phương tiện, trang thiết bị máy móc trục trặc, hay diễn giả tới muộn…)

Một sự kiện sẽ không thể thành công nếu như không có kế hoạch B cho mọi tình huống. Vì vậy, các bạn hãy chuẩn bị sẵn sàng cho mình 1 vài phương án B nhé!

#5.Theo sát khách mời – chìa khóa của sự thành công

Bạn hãy đặt khách hàng lên đầu “khách hàng là thượng đế”, hãy luôn quan tâm, trò chuyện với khách hàng của mình xuyên suốt trong sự kiện. Tránh tình trạng lơ là, thiếu quan tâm bạn sẽ dễ bị mất khách mời và từ đó hiệu quả truyền thông sẽ không được như bạn mong muốn.

Bên cạnh đó, các bạn nên liên hệ trước với khách mời từ 2 đến 3 lần trước khi sự kiện diễn ra để xác nhận sự có mặt của khách mời trong ngày diễn ra sự kiện.

#6.Điều chỉnh chi tiêu ngân sách

Kế hoạch như thế nào? triển khai ra sao? thì bạn cũng không thể bỏ qua bước điều chỉnh ngân sách. Hãy đo lường và điều phối hài hòa và kỹ lưỡng ngân sách cho sự kiện, sao cho vừa đủ cho sự kiện diễn ra thành công.

Tránh trường hợp thiếu hụt ngân sách khiến sự kiện diễn ra không thành công hoặc dư thừa ngân sách nhưng vẫn bể show vì phân bổ ngân sách không hợp lý.

3 Nội dung công việc cơ bản trước sự kiện

Tuy nhiên, trước khi bạn thực hiện 6 bước trên cho 1 quy trình tổ chức sự kiện thì bạn phải đảm bảo chắc chắn với chúng tôi bạn đã chuẩn bị đầy đủ, sẵn sàng và chu đáo 3 bước cơ bản sau đây:

#1.Chủ đề sự kiện

Mỗi người sẽ có mỗi tư duy sáng tạo khác nhau, không ai giống ai, do đó khi đưa ra chủ đề cho sự kiện thì chúng ta sẽ có những chủ đề thật hay, thật ấn tượng mang đặc sắc dấu ấn cá nhân của mình. Nếu chủ đề bạn đưa ra hấp dẫn và “độc” thì chẳng lý do gì mà các công ty/doanh nghiệp (các khách hang tiềm năng) không lựa chọn mình.

Hãy chắc chắn một điều chủ đề sự kiện phải do bạn tự sáng tạo nên, không phải sản phẩm copy hay ăn cắp ý tưởng của một ai khác. Như vậy bạn sẽ được người ta đánh giá cao và lựa chọn.

#2.Kịch bản chương trình

Sau khi bạn đã có ý tưởng cho chủ đề của mình sẽ triển khai thì bạn sẽ lên kế hoạch các bước cụ thể cho quy trình tổ chức sự kiện để khách hàng hình dung ra bạn sẽ dẫn dắt họ và thương hiệu của họ tới công chúng bằng cách nào?

Đây là khâu quyết định bạn được người ta ký hợp đồng hay không? Hơn nữa, trong kịch bản sẽ “note” báo giá cụ thể cho khách hàng. Nếu là chương trình có đấu thầu thì đây cũng chính là hồ sơ dự thầu của bạn. Chính vì vậy, mỗi công ty tổ chức sự kiện đều đầu tư cho kịch bản chương trình rất kĩ càng nhằm giành hợp đồng về công ty mình.

#3.Phân công công việc

Một sự kiện lớn/bé đều phải có sự phối hợp của nhiều người (cả 1 ê kíp). Yêu cầu về chuyên môn, trình độ lẫn thái độ công vệc phải cao, vì đây là môi trường tập thể.

Mỗi đơn vị tổ chức sự kiện cần phải có người đứng đầu, phân chia công việc cụ thể như: Công việc của phòng thiết kế là gì, ngày set-up chương trình vào ngày nào, MC, đội biểu diễn do ai phụ trách, nhân viên hậu cần gồm bao nhiêu người… Tất cả đều cần lên kế hoạch thật chi tiết và yêu cầu các thành viên thực hiện nghiêm túc và đầy đủ.

Bạn hãy nắm vững các yếu tố cần thiết để góp phần nên 1 quy trình tổ chức sự kiện để tạo ra hướng đột phá mới trong quá trình tạo dựng thương hiệu cho các công ty/doanh nghiệp cũng như quá trình tạo dựng “bản sắc” cá nhân cho đơn vị/công ty tổ chức sự kiện của mình. Bạn sẽ rất thành công nếu bạn đọc qua một số những “note” chính nho nhỏ của nhà Akinavn.vn. Chúc các bạn “má đáo thành công”!

Kinh Nghiệm Cưới – Tags: Quy trình tổ chức sự kiện