Công văn là một văn bản hành chính được sử dụng trong nhiều lĩnh vực kinh tế, xã hội, pháp luật khác nhau. Với mỗi lĩnh vực thì công văn sẽ hướng tới những mục đích khác nhau. Để hiểu rõ hơn công văn là gì? Những mẫu công văn phổ biến? Cách soạn thảo công văn đúng chuẩn? Cùng theo dõi bài viết này nha!

Có thể bạn quan tâm:

• Những mẫu báo cáo công việc mới và chuẩn nhất [DOWNLOAD]
• Các tiêu chí đánh giá nhân viên mà doanh nghiệp nào cũng cần nắm rõ

Tìm hiểu khái niệm công văn

Công văn là gì?

Công văn là một dạng văn bản hành chính được sử dụng phổ biến trong các đơn vị, cơ quan, công ty, tổ chức. Văn bản công văn được coi là phương tiện liên hệ chính thức với lãnh đạo của các cơ quan nhà nước, cấp dưới và người dân. Những mẫu công văn đề nghị sẽ nhằm bảo vệ các quyền lợi của những thành viên trong cơ quan tổ chức đó.

Trong một doanh nghiệp, các tổ chức xã hội đều cần sử dụng công văn thường xuyên để thực hiện các hoạt động thông tin và giao dịch trong phạm vi thẩm quyền. Những thông tin trên đã giải thích cho ý nghĩa của khái niệm công văn là gì.

Tham khảo – Tìm hiểu mẫu công văn giải trình thuế dành cho các doanh nghiệp

Công văn là loại văn bản gì?

Công văn là loại văn bản không bao hàm tên của văn bản và được sử dụng để làm thông tin giao dịch, liên lạc công việc giữa các tổ chức cơ quan có thẩm quyền. Những nội dung trong công văn sẽ thường bao gồm những vấn đề sau:

• Trình bày một hoặc nhiều vấn đề liên quan đến hoạt động của đơn vị kinh doanh, cơ quan tổ chức
• Chỉ đạo việc thi hành các văn bản, chỉ thị của cấp trên nếu không có văn bản quy phạm pháp luật hoặc điều lệ hoạt động của đơn vị, cơ quan, tổ chức
• Báo cáo về một số tài liệu, sự kiện diễn ra theo kế hoạch nhất định
• Yêu cầu làm rõ vấn đề nào đó trong hoạt động của đơn vị, ban ngành, hiệp hội và chủ trương của các văn bản trước chưa hướng dẫn rõ
• R chỉ thị cho cấp trên phê duyệt kế hoạch chỉ đạo quan điểm của mình đối với những vấn đề của cấp dưới
• Thăm hỏi, phúc đáp công văn, cảm ơn

Đặc điểm của công văn

Những văn bản hành chính đều có những đặc điểm riêng để có thể phân loại, nhận dạng với những dạng văn bản khác. Với văn bản công văn sẽ có những đặc điểm riêng biệt như sau:

• Công văn không phải văn bản quy phạm pháp luật nhưng trình tự, thủ tục ban hành rõ ràng, nhanh chóng, phù hợp cho các trường hợp khẩn cấp
• Có nhiều hình thức công văn khác nhau được sử dụng với những mục đích khác nhau
• Công văn có thể không do cơ quan, đoàn thể, hiệp hội hay đơn vị đảm nhận. Tuy nhiên, công văn có thể do một cá nhân ban hành nếu các văn bản pháp luật, điều lệ tổ chức.

Phân loại các dạng công văn phổ biến

Các mẫu công văn phổ biến hiện nay gồm:

• Công văn mục đích hướng dẫn
• Công văn mục đích giải thích
• Công văn đề nghị
• Công văn chỉ đạo
• Công văn khẩn và thu hồi
• Công văn phúc đáp
• Công văn xin ý kiến

Những yêu cầu trong cách viết công văn

Yêu cầu bố cục của một công văn

Khi thực hiện soạn thảo công văn nhất định phải đáp ứng những điều kiện sau:

• Nội dung công văn cần xoay quanh chủ đề duy nhất
• Ngôn ngữ trong công văn cần ngắn gọn, cô đọng và liên hệ chặt chẽ với vấn đề đang nói đến
• Tôn trọng, nghiêm túc, có tính thuyết phục cao
• Tuân theo hình thức mà pháp luật quy định, đặc biệt không thể thiếu công văn truy xuất

Bố cục của văn bản công văn cần tuân thủ những nội dung sau:

• Quốc hiệu tiêu ngữ
• Nơi gửi công văn, thời gian được gửi
• Tên cơ quan chủ quản, đơn vị phát hành
• Đối tượng nhận công văn
• Số hiệu của công văn, đính kèm tên viết tắt của công văn
• Mục đích viết công văn
• Nội dung
• Chữ ký, dấu đỏ, tên nguyên văn
• Nơi gửi công văn

Phạm vi sử dụng công văn

Công văn không phải là một văn bản quy phạm pháp luật nên sẽ không có hiệu lực đối với tất cả mọi người. Giá trị áp dụng của công văn chỉ có hiệu lực với cá nhân, tổ chức, đơn vị nhận được công văn.

Những người nhận được công văn thực hiện theo yêu cầu và nội dung được viết trong văn bản đó. Công văn sẽ không xác định hiệu lực, thời gian hết hạn của văn bản. Thời điểm hết hạn của công văn là khi nội dung công việc đã được thực hiện hoặc thay thế bằng một văn bản khác.

XEM THÊM: Những mẫu báo cáo công việc mới và chuẩn nhất [DOWNLOAD]

Phương pháp soạn thảo công văn

Công văn phúc đáp

Với dạng công văn phúc đáp cần có những nội dung chính sau:

• Tăng nội dung các phòng ban, bộ phận khác hoặc tin nhắn riêng, khiếu kiện cá nhân, yêu cầu bộ phận giải quyết yêu cầu hoặc giải đáp thắc mắc để giải đáp vướng mắc
• Giải thích công bằng nếu bạn không trả lời hoặc không trả lời được (có thể không đủ dữ kiện để trả lời câu hỏi của yêu cầu)
• Chốt lại: Nếu vẫn cảm thấy có điều chưa rõ ràng yêu cầu đưa ra câu hỏi để có những câu trả lời rõ ràng hơn

Công văn đề nghị

Phần mở đầu của công văn đề nghị cần nêu ra vấn đề theo chức năng, nhiệm vụ, thông tin,… Hoặc mục tiêu đó có thể căn cứ vào trách nhiệm, nghĩa vụ của một cá nhân hay tổ chức cơ quan nào đó có liên quan.

Phần nội dung sẽ đề xuất câu hỏi, thời hạn trả lời các câu hỏi thắc mắc. Sau những câu hỏi đề xuất chính là đề nghị đối tượng nhận công văn sẽ đưa ra những phương án giải quyết phù hợp nhất trong thời gian sớm.

Tìm hiểu thêm: Mẫu đề xuất nhân sự sử dụng cho doanh nghiệp [DOWNLOAD]

Công văn nhắc nhở

Với công văn nhắc nhở tên các văn bản quy phạm pháp luật hoặc các đề xuất giới thiệu được lặp lại. Nội dung sẽ khái quát những lợi ích, hạn chế, bất lợi, sai lệch cần khắc phục. Cách áp dụng những hướng giải quyết mới, chính sách mới.

Công văn mời họp

• Phần mở đầu: nêu ý định của hội nghị, cuộc họp, cuộc họp
• Nội dung: Đưa ra đề cương chương trình nghị sự (nếu hội nghị đề cập một số nội dung thì trình bày tóm tắt)

• Những người tham dự

+ Thời gian đại hội, khai mạc phiên họp

+ Vai trò

• Kết thúc

+ Nhắc đại biểu trình bày đúng thành phần (nếu yêu cầu đại biểu có chức vụ nhất định thì không nhận thay thế).

+ Nếu không giới hạn thành phần thì phần kết chỉ cần: Mong đại biểu có mặt đúng giờ.

Công văn giải thích

• Phần mở đầu: quyết định tên văn bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản cấp ủy
• Nội dung:

+ Vạch ra trong tài liệu những tiêu chí cốt lõi

+ Làm rõ các thông số kỹ thuật của tài liệu

+ Cấu trúc, các bước thực hiện, chủ đề trọng tâm chịu trách nhiệm tìm hiểu và thực hiện, chủ đề có trách nhiệm truyền thông

• Kết bài: Có thể xem xét ý nghĩa và tác dụng của văn bản đối với kinh tế, chính trị và văn hóa. Nêu mục đích của chủ trương, đường lối, chính sách (sử dụng tài liệu thuyết phục để tác động đến đối tượng thực hiện)

✅ Tham khảo: Mẫu báo cáo thử việc dành cho nhân viên mới [TẢI NGAY]

Những mẫu công văn phổ biến nhất

Dưới đây là những mẫu công văn phổ biến thường được sử dụng, bạn đọc có thể tải về để sử dụng nếu chưa biết cách soạn thảo công văn đúng chuẩn.

DOWNLOAD Mẫu công văn đề nghị

DOWNLOAD Mẫu công văn giải thích

DOWNLOAD Mẫu công văn giải trình

DOWNLOAD Mẫu công văn nhắc nhở

DOWNLOAD Mẫu Công văn thông báo

DOWNLOAD Mẫu công văn trả lời

DOWNLOAD Mẫu công văn chung

Qua bài viết trên, globalizethis.orgiec đã giúp bạn đọc giải đáp thắc mắc khái niệm “công văn là gì?”. Hi vọng rằng với những thông tin của chúng tôi chia sẻ sẽ giúp các bạn hiểu hơn về công văn, cách soạn thảo văn bản công văn đúng tiêu chuẩn. Đừng quên những bài viết hấp dẫn khác của chúng tôi nhé!