Lập kế hoạch tổ chức sự kiện là một khâu quan trọng nhất quyết định tới sự thành công của một sự kiện (Event). Chương trình sẽ rất thành công khi bạn chuẩn bị sẵn sàng một bản kế hoạch chu đáo. Bản kế hoạch càng chi tiết thì hiệu quả truyền thông, hiệu ứng tích cực càng lan rộng, giảm thiểu được rủi ro.

Sự thành công của một sự kiện nó không chỉ là sự góp mặt của 1 “đối tượng” mà nó là sự tổng hòa của nhiều yếu tố khác như: nhân sự, các hạng mục, chi phí, lựa chọn chủ đề, bản kế hoạch cụ thể về sự kiện … Chính vì vậy, lập bản kế hoạch tổ chức sự kiện là công việc cần thiết đầu tiên trước khi bạn tổ chức một sự kiện. Một bản kế hoạch cho sự kiện bao gồm mục tiêu, đối tượng, thời gian địa điểm và hoạch định ngân sách, chi phí cho sự kiện…

Bạn đừng lo vì đã có chúng tôi và bài viết dưới đây sẽ cung cấp đầy đủ cho các bạn những bước cơ bản nhất trong kế hoạch tổ chức sự kiện. Chúng ta cùng theo dõi nhé!

10 bước cơ bản cho 1 kế hoạch tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Sau đây là quy trình 10 bước tiến hành cơ bản cho việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện để chương trình diễn ra hoàn hảo và thành công nhất.

#1.Xác định mục tiêu sự kiện

Bất kỳ một việc gì trong cuộc sống, nếu bạn muốn thành công trước hết bạn phải xác định cho được mục tiêu của mình là gì. Trong tổ chức sự kiện cũng vậy, điều đầu tiên bạn phải đưa ra mục tiêu, sau đó mới tiến hành các bước tiếp theo.

Trước hết, bạn cần xác định và hiểu rõ 2 loại mục tiêu: mục tiêu vô hình và mục tiêu hữu hình.

• Mục tiêu vô hình chính là các giá trị về tinh thần, sức khỏe mà sự kiện có thể mang tới cho khách mời. Ví dụ như: sự hài lòng, tinh thần vui vẻ, phấn chấn, sự gắn kết, sự hiểu biết, tinh thần cuồng nhiệt,…
• Mục tiêu hữu hình là các giá trị hữu hình mà sự kiện mang đến cho khách hàng. Đó có thể là sản phẩm của doanh nghiệp, những món quà mà BTC tặng cho khách hàng, việc tiêu thụ sản phẩm từ các chương trình khuyến mại,…

Đồng thời khi bạn hiểu và phân biệt được 2 loại mục đích thì bạn cần trả lời câu hỏi “tại sao bạn tổ chức sự kiện này? Bạn mong muốn đạt được điều gì?, Khách mời cần gì từ sự kiện?,…Từ đó bạn sẽ biết làm gì để đạt được mục tiêu đó.

#2.Lập một ekip tổ chức sự kiện

Bước quan trọng thứ 2 trong kế hoạch tổ chức sự kiện đó là tìm kiếm 1 ê kíp chuyên nghiệp cho sự kiện mình đảm nhận. Bởi trong 1 event sẽ có nhiều khâu, công đoạn, 1 người sẽ không thể đảm đương hết mọi phần công việc.

Ngoài ra, việc lựa chọn 1 leader cũng rất quan trọng. Người leader hay Event management trong ê kíp cần có chuyên môn về sự kiện, có tầm nhìn và biết cách điều phối công việc sao cho mọi thứ luôn nằm trong tầm kiểm soát.

#3.Lựa chọn thời gian tổ chức sự kiện

Đây là yếu tố quan trọng nhất trong tổ chức sự kiện. Bởi, muốn người tham dự chương trình đến đúng giờ và đúng ngày diễn ra sự kiện thì bạn phải lựa chọn 1 thời gian thích hợp.

Hơn nữa, khi lựa chọn ngày tổ chức event thì bạn sẽ có được sự chuẩn bị kỹ càng hơn. Tạo sự thoải mái cho các nhân viên của mình, tránh chọn thời gian gấp rút khiến cả ê kíp phải mệt mỏi chạy đua với thời gian.

#4.Thương hiệu của sự kiện

Thương hiệu sự kiện chính là chủ đề bạn lựa chọn tại sự kiện. Hãy đảm bảo chủ đề bạn đưa ra sử dụng nó không trùng với bất kỳ ý tưởng của công ty tổ chức sự kiện khác. Nếu bạn muốn sự kiện của mình nổi bật, thu hút được nhiều người quan tâm, bạn cần chọn một chủ đề hấp dẫn, hợp hot trend và có tính cập nhật.

Bạn hãy thực hiện đúng và đủ 3 bước sau nếu muốn tạo thương hiệu cho sự kiện

• Đặt tên sự kiện: dựa vào 2 câu hỏi: (1).Sự kiện của bạn khác biệt như thế nào trong cùng lĩnh vực?
  (2).Bạn đang hy vọng truyền đạt những gì thông qua sự kiện này?
• Tạo dựng Khẩu hiệu (Slogan): Khẩu hiệu cần đáp ứng được các yêu cầu ngắn gọn, dễ nhớ, vần điệu và phù hợp với tên chương trình.
• Thiết kế Logo: Bước cuối cùng sẽ là biển trưng cho sự kiện. Thông thường logo sự kiện sẽ đi cùng với logo thương hiệu công ty hoặc sẽ dùng chính logo công ty để thể hiện. Logo chính là công cụ xây dựng thương hiệu hiệu quả – Là dấu ấn cho sự kiện của bạn trong tất cả các mục quảng cáo và truyền thông (ví dụ: Áo phông, chai nước, túi xách, tài liệu,.v.v.)

#5.Xây dựng một kế hoạch tổng thể

Đây sẽ là quy trình tổ chức sự kiện hoàn hảo nhất nếu bạn chuẩn bị thật chu đáo các bước trong kế hoạch tổ chức sự kiện. Kế hoạch tổng thể cho sự kiện, bao gồm:

• Địa điểm, hậu cần & quản lý phục vụ (hợp đồng, giấy phép, bảo hiểm, v.v.)
• Diễn giả/ MC
• Các hoạt động bổ sung/ Giải trí
• Truyền thông/ Quảng cáo (trực tuyến & ngoại tuyến, ví dụ: trang web và quảng bá trực tuyến; lịch sự kiện; quan hệ truyền thông; biển báo; truyền thông xã hội, v.v.)
• Đăng ký (đăng ký trực tuyến, thanh toán và theo dõi; đăng nhập tại chỗ, v.v.)
• Quản lý tài trợ/ đối tác
• Quản lý tình nguyện/ người tham gia

#6.Xác định và thiết lập quan hệ đối tác và nhà tài trợ

Bạn hãy sử dụng mối quan hệ và thuyết phục các nhà tài trợ chương trình bằng chủ đề và bản kế hoạch tuyệt vời từ sự sáng tạo (chất xám) của mình. Sự kiện của bạn càng tạo được hiệu ứng lan tỏa thì kinh phí tài trợ cho sự kiện càng lớn.

#7.Đặt dịch vụ và công tác chuẩn bị

Khi bạn đã có lượng ngân sách cụ thể, kế hoạch chi tiết, việc bạn cần làm càng sớm càng tốt đó là đặt dịch vụ. Với mỗi sự kiện, những dịch vụ cơ bản như: địa điểm ngoài trời, hội trường tổ chức sự kiện, thi công sân khấu, không gian tổ chức, cổng chào, tiệc, MC,…

Sau khi đặt dịch vụ thì cả ê kíp của chúng ta sẽ phối hợp và cùng nhau chuẩn bị và hoàn thiện các công việc và nhiệm vụ của mình như: Tài liệu, trang trí sân khấu, banner, backdrop, cổng chào, Mc…

#8. Khảo sát và rà soát

Muốn sự kiện diễn ra suôn sẻ thì chúng ta cần phải có sự khảo sát về mọi mặt từ giao thông, chỗ dừng, đỗ xe, không gian tổ chức sự kiện, nhất là khảo sát địa điểm. Đây là khâu quan trọng trong kế hoạch tổ chức sự kiện.

Sau đó sẽ tiến hành rà soát tất cả các công việc, đảm bảo tiến độ thực hiện. Ngoài ra, bạn cần rà soát lại danh sách khách mời, đảm bảo đã gửi giấy mời, thông báo tới tất cả. Rà soát lại xem còn thiếu những gì để kịp thời bổ sung.

#9.Tiến hành tổ chức

Sau khi hoàn thành tất cả các bước trên thì chúng ta sẽ tiến hành tổ chức sự kiện. Trong khâu này yêu cầu người tổ chức cần nhanh nhạy nắm bắt vấn đề, biết được nên làm gì và không nên làm gì, có tầm nhìn lớn và linh hoạt trong xử lý tình huống. Đồng thời các thành viên trong ê kíp cần phối hợp ăn ý với nhau để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công.

#10.Hậu sự kiện

Sau khi sự kiện được diễn ra, dù là thành công hay không, bạn cũng nên làm một phiếu đánh giá dành cho những người tham gia sự kiện. Đánh giá những điểm được và chưa được theo khách quan và chủ quan, đánh giá về mức độ hoàn thành mục tiêu. Đây là việc làm với mục đích để bạn rút kinh nghiệm những điều chưa tốt và phát huy những điều tốt cho các sự kiện sau.

Với quy trình 10 bước cơ bản cho 1 kế hoạch tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, Akinavn.vn chắc chắn với bạn về những sự kiện trọn vẹn và thành công. Hãy chia sẻ bài viết nếu bạn thấy ý nghĩa và bổ ích. Chúc cho công ty của bạn luôn hồng phát.

Kinh Nghiệm Cưới – Tags: Kế hoạch tổ chức sự kiện