Có thể nói, việc thu nhập thông tin đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong mọi lĩnh vực của dời sống, đặc biệt là trong thời kỳ hiện đại, việc tiếp cận với công nghệ thông tin ngày càng nhiều thì việc thu thập và xử lý thông tin lại đóng vai trò quan trọng hơn. Nhằm giúp bạn đọc dễ dàng hình dung việc thu thập và xử lý thồn tin thì trong bài viết này, chúng tôi xin gửi đến bạn đọc những nội dung kiến thức liên quan đên thu thập và xử lý thông tin cũng như đưa ra một số ví dụ về thu thập và xử lý thông tin.

Thu thập và xử lý thông tin là gì?

Thông tin là một bộ phận quan trọng trong công tác quản lý hành chính. Cụm từ thông tin được bắt nguồn gốc La-tinh, có nghĩa tiếng anh là Information, ngoài có nghĩa là thông tin thì Information có có thể được dịch ra với cá nghĩa như diễn giải, thông báo, lý giải… Còn trong cuộc sống hàng ngày thì thông tin được hiểu đơn giản là những sự kiện diễn ra trong cuộc sống hàng ngày. Từ “thông tin” mang ý nghĩa rất rộng, với mỗi chuyên ngành thì cụm từ này được hiểu với nhiều ý nghĩa khác nhau.

Đối với các công chức, viên chức hoạt đông trong lĩnh vực hành chính nhà nước hoặc nhân viên văn phòng làm việc trong lĩnh vực hành chính trong doanh nghiệp thì thu thập thông tin được hiểu là hoạt động tìm kiếm và thu thập các sự kiện, công việc, hoạt động liên quan đến công việc đang cần giải quyết nhằm mang lại hiểu biết và để giải quyết công việc một cách nhành chóng và hiệu quả.

Những thông tin thu thập được đều có thể liên quan đến công việc đang cần giải quyết nhưng không phải thông tin nào cũng được sử dụng mà phải thông qua chọn lọc xem những thông tin nào phù hợp nhất bằng cách phân tích, phân loại, lựa chọn thông tin cần thiết, phù hợp với mục đích của công việc, nhiệm vụ được giao. Đây được gọi là xử lý thông tin. Xử lý thông tin giúp cho công chức, viên chức có thể lựa chọn được những thông tin đảm bảo yêu cầu đầy đủ, khách quan, chính xác, đồng bộ để giải quyết xông việc một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.

Vai trò của thu thập và xử lý thông tin

Việc thu thập và xử lý thông tin có vài trò hết sức quan trong đối với mọi hoạt động của đời sống, nhất là đối với hoạt động hành chính.

Việc thu thập thông tin đóng vai trò là bước khởi đầu trong cả quá trình thu thập, xử lý thông tin đến khi ra quyết định. Bởi vì khi thu thập thông tin để giải quyết công việc thì không chỉ yêu cầu về số lượng mà nội dung của thông tin đó mới là đóng vai trò chính trong việc có giải quyết được công việc hay không, việc xử lý thông tin giúp cho quá trình hoàn thành công việc đảm bảo không có sai sót nào xảy ra. Việc thông tin có đáp ứng được yêu cầu của công việc hay không còn phản ánh toàn diện các mặt hoạt động của hiện tượng xã hội để có thể đưa ra quyết định xử lý chính xác và hợp lý.

Ngoài ra, việc thu thập và xử lý thông tin có có vai trò định hướng giải quyết công việc. Thu thập và xử lý thông tin tốt sẽ giúp việc xử lý thông tin được hiệu quả và bao quát. Ngược lại nếu thông tin không được xử lý tốt thì sẽ ảnh hường đến việc xử lý công việc thiếu tính thuyết phục, thậm chí không đạt yêu cầu công việc được giao.

Ví dụ về thu thập và xử lý thông tin

Chúng tôi xin đưa ra một vài ví dụ về thu thập và xử lý thông tin để bạn đọc dễ hình dung vấn đề như sau:

1/ Công an huyện A, tình Z nhận được tin báo về một đường dây buôn lậu lớn tại khu vực biên giới tỉnh Z. Với thẩm quyền của mình, công an sẽ tiến hành thu thập thông tin ấy đến từ ai, có chính xác hay không và xử lý những nguồn thông tin đó để đưa ra hướng giải quyết.

2/ Ban thanh tra nhân dân có quyền hạn nhiệm vụ tiếp nhận kiến nghị, phản ánh của cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có liên quan đến phạm vi giám sát của Ban thanh tra nhân dân. Do đó khi có đơn khiếu nại gửi đến Ban Thanh tra nhân dân cần thu thập thông tin, từ đó xử lý xem thông tin đó có đúng sự thật, đúng người đúng việc hay không và đưa ra các bước xử lý tiếp theo.

Trên đây là toàn bộ những nội dung liên quan đến Ví dụ về thu thập và xử lý thông tin mà chúng tôi vừa giới thiệu đến bạn đọc. Hi vọng qua bài viết, bạn đọc có đã hiểu được thu thập và xử lý thông tin là gì và tầm quan trọng của thu thập và xử lý thông tin.