Hiện nay, việc thành lập văn phòng đại diện ở các tỉnh khác mang lại nhiều vai trò quan trọng cho một số doanh nghiệp, điển hình như thực hiện việc cung cấp thông tin, nghiên cứu, hỗ trợ việc tiếp cận với thị trường cũng như nguồn đối tác mới ở các tỉnh khác. Vậy thủ tục thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh theo quy định pháp luật có rắc rối không?

Sau đây, ở bài viết này, TBT Việt Nam sẽ cùng quý vị tìm hiểu các quy định liên quan để giải đáp thắc mắc liên quan trên.

Đặc điểm đặc trưng cần lưu ý trước khi thành lập văn phòng đại diện

Đối với văn phòng đại diện hoặc chi nhánh thành lập sẽ có những đặc điểm đặc trưng khác nhau. Và khi trong nội dung này chúng tôi sẽ giới thiệu những điểm cần lưu ý trước khi thành lập văn phòng đại diện, cụ thể:

– Đối với việc thành lập văn phòng đại diện sẽ được cấp chứng nhận thành lập văn phòng đại diện và có thể khắc con dấu đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền để có thể thuận tiện trong việc giao dịch

– Điểm lưu ý nữa đó là văn phòng đại diện không có chức năng trực tiếp để kinh doanh, khi ký kết hợp đồng về kinh tế thì không được sử dụng dấu riêng của văn phòng đại diện. Tuy nhiên vẫn có thể thực hiện ký kết hợp đồng dưới sự ủy quyền từ doanh nghiệp mở văn phòng đại diện kèm dấu của văn phòng đại diện

– Khi thực hiện đăng ký thành lập văn phòng đại diện không được đăng ký mã ngành cấp 4, trong đó chỉ cần thể hiện nội dung ủy quyền từ công ty mẹ

– Văn phòng đại diện vẫn phải có nghĩa vụ về khấu trừ và kê khai sau đó nộp thuế thu nhập cá nhân

– Đối với văn phòng đại diện không có chức năng về kinh doanh tương đương với việc không được phát sinh lợi nhuận từ văn phòng đại diện. Trên thực tế thì văn phòng đại diện thường là nơi được đặt các sản phẩm trưng bày, nhận sự ủy quyền từ công ty mẹ để thực hiện giao dịch,…

– Văn phòng đại diện cũng có tên riêng, tuy vậy vẫn cần đảm bảo tên có thể hiện là văn phòng đại diện.

Ví dụ như:

Văn phòng đại diện công ty cổ phần Bình Minh

Văn phòng đại diện công ty trách nhiệm hữu hạn Minh Trí

->>> Tham khảo thêm : thành lập chi nhánh công ty

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh cần thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chủ thể chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết

Hồ sơ bao gồm:

+ Thông báo về lập văn phòng đại diện theo mẫu quy định

+ Quyết định của chủ ở hữu công ty/ hội đồng thành viên/ chủ tịch công ty nếu là công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên. Quyết định hội đồng quản trị nếu là công ty cổ phần.

+ Bản sao về quyết định bổ nhiệm người đứng đầu của văn phòng đại diện

+ Giấy tờ bản sao hợp lệ của người đứng đầu của văn phòng đại diện như chứng minh thư nhân dân, căn cước công dân hoặc hộ chiếu

+ Giấy ủy quyền cho chủ thể trong công ty để làm thủ tục trực tiếp với cơ quan có thẩm quyền hoặc đơn vị dịch vụ hỗ trợ về thủ tục đăng ký

Bước 2: Nộp hồ sơ lên cơ quan có thẩm quyền giải quyết

– Khi nộp hồ sơ có thể nộp bằng 2 cách như sau:

+ Nộp qua việc đăng ký trực tuyến tại cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia. Tuy nhiên đối với cách này sau khi đăng ký trên hệ thống vẫn cần phải nộp bản cứng đến cơ quan có thẩm quyền để đối chiếu.

+ Nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan phòng đăng ký kinh doanh, đồng thời phải nộp lệ phí đăng ký cho cơ quan

– Nơi nộp hồ sơ là Sở kế hoạch và đầu tư

– Hồ sơ được tiếp nhận sau đó được kiểm tra giấy tờ đã đầy đủ chưa. Kiểm tra xong hồ sơ đủ chủ thể được nhận giấy biên nhận

Bước 3: Nhận kết quả theo ngày được hẹn

– Khi nộp hồ sơ đầy đủ, chủ thể nhận kết quả sẽ phát sinh ra 2 trường hợp:

+ Hồ sơ hợp lệ: doanh nghiệp được cấp chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện

+ Hồ sơ không hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền trả thông báo về và yêu cầu việc cần bổ sung, sửa đổi hồ sơ

– Khi đã nhận được giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cần phải thực hiện việc cập nhật thông tin của địa điểm văn phòng đại diện lên cơ sở dữ liệu quốc gia – đăng ký doanh nghiệp

– Ngoài ra, khi doanh nghiệp đã thực hiện việc thành lập văn phòng đại diện ở khác tỉnh với trụ sở chính thì cơ quan là phòng đăng ký kinh doanh nơi chủ thể đăng ký văn phòng đại diện cần phải gửi thông tin tới phòng đăng ký kinh doanh của trụ sở chính.

Bước 4: Khắc con dấu và thông báo mẫu con dấu

– Doanh nghiệp có thể lựa chọn việc khắc con dấu hoặc không, nhưng thực tế việc khắc con dấu sẽ thuận tiện trong một số trường hợp để ký kết hợp đồng, giao dịch khác,..

– Khi tiến hành khắc con dấu thì con dấu của văn phòng đại diện cần thống nhất với mẫu dấu của trụ sở chính.

– Khắc được con dấu chủ thể phải thông báo mẫu dấu lên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 5: Thực hiện hoàn tất một số hoạt động để văn phòng đại diện đi vào hoạt động chính thức.

– Về cơ bản là sau khi doanh nghiệp được cấp chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện có thể hoạt động, nhưng vẫn cần một số bước để việc hoạt động được thuận lợi nhất, cụ thể:

+ Treo biển hiệu tại văn phòng đại diện, trên biển hiệu thể hiện các nội dung thông tin về tên, địa chỉ, số điện thoại liên hệ, cơ quan chủ quản của văn phòng đại diện

Trên đây, là toàn bộ nội dung liên quan đến thủ tục thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh, đặc điểm đặc trưng cần lưu ý trước khi thành lập văn phòng đại diện. Mọi thắc mắc về bài viết này hoặc khách hàng có nhu cầu làm dịch vụ thành lập văn phòng đại diện có thể liên hệ qua Tổng đài 1900 6560 để được giải đáp nhanh chóng nhất.

Trân trọng cảm ơn quý vị đã tham khảo bài viết này!

->>> Tham khảo thêm : thành lập hộ kinh doanh cá thể