Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động. Các bước tiến hành chốt sổ cho người lao động theo quy định hiện hành

Chốt sổ bảo hiểm là một trong các công việc người lao động cần thực hiện khi chấm dứt hợp đồng lao động. Theo quy định tại khoản 3 điều 48 bộ luật lao động 2019 quy định:

Điều 48. Trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng lao động
3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây:
a) Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;
b) Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu. Chi phí sao, gửi tài liệu do người sử dụng lao động trả.

Do vậy, khi chấm dứt hợp đồng lao động người lao động có trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm cho người lao động và hoàn trả lại các tài liệu liên quan tới quá trình làm việc của người la động.

Tại khoản 5 điều 21 luật bảo hiểm xã hội cũng có quy định rõ về trách nhiệm chốt và trả sổ bảo hiểm cho người lao động

Điều 21. Trách nhiệm của người sử dụng lao động
5. Phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.

Nếu người sử dụng lao động không chịu chốt sổ BHXH cho người lao động sẽ bị phạt nặng.

Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động

Theo Điều 23 Quyết định số 595/QĐ-BHXH, thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội gồm các bước sau:

Bước 1: Báo giảm lao động

Đơn vị sử dụng lao động cần làm thủ tục báo giảm lao động tham gia BHXH đó và hoàn thiện hồ sơ báo giảm gửi tới cơ quan quản lý gồm:
– Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT(mẫu D02-TS theo QĐ 595/QĐ-BHXH)
– Biên bản trả thẻ BHYT đối với trường hợp đơn vị đã nộp trước đó (nếu có)
– Thẻ BHYT còn thời hạn sử dụng (01 bản/người)
– Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động
Doanh nghiệp gửi tới cơ quan BHXH nơi doanh nghiệp tham gia. Hiện tại thường thủ tục báo giảm sẽ thực hiện qua phần mềm bhxh do doanh nghiệp đăng ký với các tổ chức ivan hoặc qua trang https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn

Hướng dẫn thực hiện trên dịch vụ công trực tuyến như sau:

Chọn mục Đăng ký, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN; Cấp sổ BHXH, thẻ BHYT (Báo giảm, xác nhận sổ BHXH). Mã thủ tục: 600a

Điền đầy đủ thông tin tại biểu mẫu D02-TS và TK1-TS trên hệ thống và gửi hồ sơ

Bước 2: Chốt sổ bảo hiểm xã hội

Căn cứ theo quy định tại Tiết 1.2 Điểm b Khoản 1 Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 bao gồm những giấy tờ sau:

• 01 mẫu D02-TS kê khai danh sách lao động cần thực hiện chốt sổ Bảo hiểm.
• Sổ Bảo hiểm xã hội của người lao động.
• 01 Bản sao quyết định chấm dứt hợp đồng lao động, quyết định nghỉ việc hoặc giấy tờ chứng minh đơn vị chuyển địa chỉ (trường hợp đơn vị chuyển Cơ quan BHXH quản lý).
• Mẫu TK01-TS kê khai các thông tin cần thay đổi (trong trường hợp lao động cần điều chỉnh thông tin).
• Thẻ Bảo hiểm Y tế của người lao động còn thời hạn sử dụng.

Doanh nghiệp hoàn tất hồ sơ và gửi tới cơ quan BHXH qua phần mềm BHXH hoặc qua đường bưu điện để được giải quyết.

Các lưu ý khi chốt sổ BHXH

• Trước khi báo chốt sổ BHXH thì doanh nghiệp cần phải tiến hành thủ tục báo giảm lao động.
• Khi NLĐ thôi việc tại công ty thì trong vòng 7 ngày, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ lên cơ quan BHXH (chậm nhất là 30 ngày). Nếu doanh nghiệp báo giảm và báo chốt sổ trễ hơn so với thời gian nghỉ thực tế thì sẽ bị truy thu lãi suất chậm nộp hồ sơ theo quy định của BHXH.
• Nếu thực hiện đồng thời báo giảm và báo chốt cho người sử dụng lao động chỉ cần nộp 2 loại hồ sơ này 1 lần. BHXH sẽ giải quyết nếu hồ sơ hợp lệ và đã thanh toán tất cả tiền đóng BHXH.
•  Trong quá trình đợi giải quyết chốt sổ hồ sơ, người sử dụng lao động phải thanh toán hết số tiền đóng BHXH cho NLĐ. Nếu không, quy trình sẽ dừng lại. BHXH sẽ mặc định người lao động còn tham gia BHXH tại công ty và số tiền đóng BHXH vẫn được cập nhật bình thường. Khi hoàn thành hồ sơ, cơ quan BHXH sẽ tự trừ lại số tiền phải đóng.

Chốt sổ bảo hiểm khi công ty còn nợ tiền bảo hiểm

Hiện tại, có nhiều công ty nợ tiền bảo hiểm xã hội, nhưng trong một số trường hợp cần chốt sổ cho người lao động để giải quyết các chế độ như thai sản hoặc các chế độ hưởng trợ cấp thất nghiệp thì như thế nào? Công ty nợ bảo hiểm có phải đóng tất cả bảo hiểm còn nợ mới được phép chốt sổ bảo hiểm hay không? Giải quyết vấn đề này công văn 2266/BHXH-BT giải quyết vướng mắc về thu, xác nhận sổ bảo hiểm xã hội có hướng dẫn như sau:

a) Doanh nghiệp trong quá trình thực hiện thủ tục phá sản, giải thể theo quy định của pháp luật còn nợ tiền BHXH, BHYT, nếu có người lao động chuyển nơi làm việc thì cơ quan BHXH xác nhận thời gian đóng BHXH trên sổ BHXH của người lao động đến thời điểm doanh nghiệp đã đóng BHXH để người lao động tiếp tục tham gia BHXH tại đơn vị mới, sau khi thu hồi được khoản nợ của doanh nghiệp thì xác nhận bổ sung thời gian đóng BHXH trên sổ BHXH của người lao động.
b) Đối với doanh nghiệp thực sự gặp khó khăn nợ BHXH, BHYT, nếu giám đốc doanh nghiệp có văn bản gửi cơ quan BHXH cam kết trả đủ tiền nợ BHXH, BHYT và thực hiện đóng trước BHXH, BHYT đối với người lao động đủ điều kiện hưởng chế độ BHXH, người lao động thôi việc để giải quyết chế độ BHXH và chốt sổ BHXH, thì giám đốc BHXH tỉnh xem xét, phối hợp với Sở Lao động – Thương binh và Xã hội xác nhận thực trạng khó khăn của doanh nghiệp để giải quyết.

Theo quy định tại khoản 1.2 điều 46 quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 (sửa đổi bởi 505/QĐ-BHXH năm 2020) quy định:

Điều 46. Nội dung ghi trên sổ BHXH và gộp sổ BHXH
1.2. Đối với đơn vị nợ tiền đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN, nếu người lao động đủ điều kiện hưởng BHXH hoặc chấm dứt HĐLĐ, HĐLV thì đơn vị có trách nhiệm đóng đủ BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN, bao gồm cả tiền lãi chậm đóng theo quy định, cơ quan BHXH xác nhận sổ BHXH để kịp thời giải quyết chế độ BHXH, BHTN cho người lao động.
Trường hợp đơn vị chưa đóng đủ thì xác nhận sổ BHXH đến thời điểm đã đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN. Sau khi thu hồi được số tiền đơn vị còn nợ thì xác nhận bổ sung trên sổ BHXH.

Hỏi đáp về chốt sổ bảo hiểm xã hội