Hầu hết người lao động đều có nhu cầu về việc đóng bảo hiểm xã hội, việc thực hiện đúng các chế độ về bảo hiểm xã hội sẽ giúp người lao động của doanh nghiệp yên tâm và cố gắng trong công việc.

Việc báo tăng hay báo giảm lao động là việc doanh nghiệp cần phải thực hiện khi có những biến động về số lượng lao động làm việc tại doanh nghiệp. Và để hoàn thành trách nhiệm của doanh nghiệp cũng như đảm bảo quyền, lợi ích cho người lao động thì việc khai báo đúng, đủ bảo hiểm xã hội là rất quan trọng.

Vậy khi người lao động đã có sổ bảo hiểm xã hội thì doanh nghiệp phải báo tăng bảo hiểm xã hội như thế nào, hình thức nào khai báo tiện ích sẽ được giải đáp trong nội dung dưới đây.

>> Tham khảo: Hướng Dẫn Cách Tra Cứu Quá Trình Đóng Bảo Hiểm Xã Hội

Các trường hợp nào báo tăng bảo hiểm xã hội?

Khi tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, việc lập hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội hoặc thông báo về việc đóng nối tiếp cho người lao động là trách nhiệm của phía người sử dụng lao động.

Các trường hợp doanh nghiệp phải thực hiện báo tăng bảo hiểm xã hội:

– Doanh nghiệp báo tăng mới khi người lao động chưa có sổ.

– Doanh nghiệp báo tăng chuyển khi người lao động đã có sổ từ tỉnh/ thành phố khác tới.

– Doanh nghiệp báo tăng đến khi người lao động đã có sổ di chuyển trong địa bàn tỉnh.

– Doanh nghiệp báo tăng sau khi người lao động hết thời gian thai sản quay lại làm việc.

– Doanh nghiệp báo tăng sau khi người lao động nghỉ ốm, nghỉ không lương dài ngày trở lại làm việc,…

Như vậy, khi có những trường hợp như trên, người sử dụng lao động phải thực hiện khai báo tăng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp với cơ quan bảo hiểm xã hội với hình thức theo hướng dẫn của từng đơn vị (có thể là làm hồ sơ báo tăng trực tiếp, khai báo trực tuyến hoặc khai báo trực tuyến sau đó nộp bản cứng).

>> Tham khảo: Thủ Tục Báo Giảm Bảo Hiểm Xã Hội Mới Nhất

Thời hạn báo tăng bảo hiểm xã hội?

Căn cứ theo Điều 99 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014, trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc có hiệu lực thì người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ cho cơ quan bảo hiểm xã hội để thực hiện việc đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội cho người lao động.

Ví dụ: Doanh nghiệp A ký hợp đồng lao động với anh T từ ngày 12 tháng 4 năm 2020, vậy thì từ ngày 12/4/2020 đến ngày 12/5/2020 doanh nghiệp phải thực hiện báo tăng lao động cho anh T tại cơ quan bảo hiểm xã hội.

Vậy nếu doanh nghiệp chậm báo tăng lao động, chậm đóng bảo hiểm xã hội sẽ xảy ra vấn đề gì?

Theo quy định của pháp luật về thời hạn đóng tiền bảo hiểm xã hội, thời hạn chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đóng hoặc ngày cuối cùng của phương thức đóng do doanh nghiệp lựa chọn.

Và theo quy định tại điểm a, Khoản 4 Điều 38 của Nghị định 28/2020/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội, đưa người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng:

Trong trường hợp người sử dụng lao động chậm đóng bảo hiểm xã hội sẽ bị phạt tiền từ 12% – 15% tổng số tiền phải đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc tại thời điểm lập biên bản vi phạm nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng.

>> Tham khảo: Thời gian báo giảm bảo hiểm xã hội như thế nào?

Hướng dẫn báo tăng bảo hiểm xã hội cho người đã có sổ

Việc kê khai báo tăng bảo hiểm xã hội đúng thời hạn cho người lao động vừa để đảm bảo quyền lợi cho người lao động vừa để doanh nghiệp không vi phạm pháp luật và bị xử phạt hành chính.

Bên cạnh việc nộp hồ sơ giấy tại cơ quan bảo hiểm xã hội thì hiện nay để tạo những điều kiện thuận lợi nhất cho người sử dụng lao động, Bảo hiểm xã hội Việt Nam đã triển khai cung cấp phần mềm khai báo bảo hiểm xã hội, doanh nghiệp có thể đăng ký sử dụng để có thể khai báo trực tiếp để tránh mất nhiều thời gian đi lại đến cơ quan nhà nước.

– Với hình thức nộp hồ sơ giấy báo tăng lao động, hồ sơ cần có:

Người lao động tại đơn vị cần chuẩn bị tờ khai tham gia, điều chỉnh bảo hiểm xã hội (TK1-TS) và người lao động đã có bảo hiểm y tế với mức hưởng cao hơn thì cần phải cung cấp tài liệu chứng minh.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị các tài liệu sau: tờ khai tham gia, điều chỉnh (TK3-TS), danh sách người lao động (D02-TS), bảng kê thông tin (D01-TS).

Người sử dụng lao động sau khi hoàn thiện bộ hồ sơ báo tăng lao động sẽ nộp trực tiếp hoặc cũng có thể gửi qua dịch vụ bưu điện đến cơ quan bảo hiểm xã hội nơi doanh nghiệp đang đóng bảo hiểm.

– Với hình thức báo tăng lao động trên phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội:

Bước 1: Doanh nghiệp truy cập website của Bảo hiểm xã hội Việt Nam: baohiemxahoidientu.vn  và tải phần mềm.

Bước 2: Doanh nghiệp thực hiện đăng ký tài khoản trên phần mềm đã tải hoặc liên hệ tổng đài để được hỗ trợ đăng ký.

Bước 3: Tiến hành đăng nhập và kê khai theo trình tự sau:

– Doanh nghiệp chọn mục báo tăng lao động.

– Lập tờ khai và điền thông tin.

– Ghi lại (lưu lại khi chưa nộp), xuất tờ khai (xuất file đã khai xong) và nộp tờ khai.

Trên đây là hướng dẫn khai báo trên phần mềm bảo hiểm xã hội, hiện nay có một số những nhà cung cấp phần mềm khác nhau mà doanh nghiệp có thể lựa chọn phần mềm phù hợp.

Tuy nhiên, điều kiện chung để có thể khai báo trực tuyến là doanh nghiệp cần phải có chữ ký số. Nếu doanh nghiệp không có chữ ký số thì bắt buộc phải nộp hồ sơ theo cách truyền thống đó là nộp hồ sơ giấy.

Giữa hai hình thức báo tăng bảo hiểm xã hội như trên, hiện nay cơ quan bảo hiểm xã hội khuyến khích việc khai báo online và hầu hết các doanh nghiệp cũng sử dụng hình thức này để thực hiện báo tăng, báo giảm lao động trong các trường hợp bởi ưu điểm của nó là sự tiện ích và không mất nhiều thời gian đi lại làm việc.

>> Tham khảo: Hướng Dẫn Đăng Ký Bảo Hiểm Xã Hội Lần Đầu Qua Mạng