Theo quy định của pháp luật, khi có những thay đổi về số lượng nhân sự tham gia lao động, doanh nghiệp phải tiến hành khai báo với cơ quan bảo hiểm xã hội.

Thủ tục báo giảm bảo hiểm xã hội mang tính chất nghiệp vụ của những người làm công tác nhân sự của doanh nghiệp và của cơ quan bảo hiểm xã hội. Sau khi quyết định cho người lao động nghỉ việc theo thỏa thuận hoặc chấm dứt hợp đồng lao động, doanh nghiệp phải thực hiện báo giảm với cơ quan bảo hiểm xã hội và làm thủ tục chốt sổ để hoàn thiện trách nhiệm với người lao động và cũng là góp phần đảm bảo điều kiện một số chế độ bảo hiểm xã hội cho người lao động.

>> Tham khảo: Thủ Tục Báo Tăng BHXH (Bảo Hiểm Xã Hội) Mới Nhất

Hồ sơ báo giảm bảo hiểm xã hội

Bên cạnh việc báo tăng lao động khi doanh nghiệp giao kết hợp đồng lao động mới thì khi có phát sinh việc chấm dứt hợp đồng với người lao động thì doanh nghiệp phải tiến hành báo giảm lao động với cơ quan bảo hiểm xã hội nơi doanh nghiệp đang tham gia bảo hiểm xã hội.

Thủ tục báo giảm lao động này sẽ do tổ chức, người sử dụng lao động thực hiện với cơ quan bảo hiểm xã hội. Hồ sơ báo giảm bao gồm:

– 01 phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu.

– Danh sách người lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế do doanh nghiệp lập theo mẫu D02-TS.

– Thẻ bảo hiểm y tế còn giá trị sử dụng hoặc là biên bản trả thẻ bảo hiểm y tế (mỗi người 01 bản).

– Bản sao quyết định chấm dứt hợp đồng lao động đối với mỗi người hoặc bản sao quyết định chấm dứt hợp đồng lao động tập thể có danh sách đi kèm.

Hiện nay việc báo giảm lao động có thể thực hiện trên phần mềm khai báo bảo hiểm xã hội. Trên thực tế, phụ thuộc vào cơ quan bảo hiểm xã hội tiếp nhận, và tùy từng trường hợp cụ thể doanh nghiệp có thể chỉ cần khai báo trên phần mềm hoặc cũng có thể nộp thêm tài liệu đến cơ quan bảo hiểm xã hội.

Thời gian báo giảm bảo hiểm xã hội

Vậy khi nào doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục báo giảm lao động?

Theo quy định của pháp luật bảo hiểm xã hội, trong vòng 30 ngày doanh nghiệp phải tiến hành khai báo khi có biến động nhân sự của doanh nghiệp với cơ quan bảo hiểm xã hội. Nếu trong trường hợp doanh nghiệp chậm khai báo trong cả báo tăng và báo giảm lao động thì doanh nghiệp sẽ bị cơ quan bảo hiểm xã hội truy thu, đóng số tiền phải đóng trong thời gian chậm khai báo. Hoặc có thể doanh nghiệp sẽ bị xử phạt hành chính vi phạm quy định trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội và nếu có phát sinh hậu quả cho người lao động thì doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm bồi thường.

>> Xem thêm: Tỷ Lệ Đóng Bảo Hiểm Xã Hội Mới Nhất Năm 2020

Thủ tục báo giảm bảo hiểm xã hội

– Thủ tục đối với người lao động và người sử dụng lao động:

Người lao động chuẩn bị các tài liệu cần thiết nộp cho người sử dụng lao động.

Đơn vị sử dụng lao động tiến hành khai báo trên phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội.

Đơn vị sử dụng lao động hoàn thiện hồ sơ báo giảm lao động theo quy định ở phần trên và nộp cho cơ quan bảo hiểm xã hội nơi doanh nghiệp đang thực hiện đóng bảo hiểm xã hội trực tiếp hoặc nộp thông qua đường bưu điện.

– Trình tự giải quyết báo giảm lao động đối với cơ quan bảo hiểm xã hội:

Hồ sơ được gửi đến bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của cơ quan bảo hiểm xã hội hoặc qua dữ liệu điện tử. Cơ quan bảo hiểm xã hội tiếp nhận sẽ kiểm tra, rà soát hồ sơ, nếu đầy đủ sẽ viết giấy hẹn hoặc gửi mã hồ sơ qua email. Còn nếu trong trường hợp hồ sơ sai hoặc thiếu so với quy định thì cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ trả lại và yêu cầu chỉnh sửa hồ sơ.

Sau khi hồ sơ đã đầy đủ, phòng thu của cơ quan bảo hiểm xã hội thực hiện đối chiếu, nhập dữ liệu và chuyển hồ sơ đã giải quyết sang bộ phận cấp sổ, thẻ.

Ở bộ phận cấp sổ, thẻ sẽ kiểm tra lại thông tin, đối chiều hồ sơ và thực hiện làm tờ rời xác nhận quá trình đóng bảo hiểm xã hội của người lao động trong thời gian làm việc tại doanh nghiệp và chuyển kết quả đến bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.

Hướng dẫn báo giảm bảo hiểm xã hội qua mạng như thế nào?

Với xu thế triển khai, đẩy mạnh áp dụng khoa học kỹ thuật vào trong các thủ tục hành chính, ngày càng có nhiều thủ tục được thực hiện trực tuyến trên máy tính kết nối mạng. Riêng đối với các thủ tục bảo hiểm xã hội, việc thực hiện thủ tục qua mạng và gửi hồ sơ gián tiếp tạo rất nhiều sự thuận tiện và thoải mái cho đơn vị sử dụng lao động. Cụ thể, đối với thủ tục báo giảm lao động, hầu hết doanh nghiệp hiện nay đều thực hiện báo giảm thông qua phần mềm bảo hiểm xã hội. Thực hiện báo giảm lao động qua phần mềm sẽ được thực hiện như sau:

Bước 1: Doanh nghiệp tải phần mềm khai báo bảo hiểm xã hội.

Bước 2: Đăng ký tài khoản sử dụng và đăng nhập vào hệ thống khai báo.

Bước 3: Doanh nghiệp lập tờ khai, chọn thủ tục báo giảm lao động và lựa chọn trường hợp. Ví dụ như:

Báo giảm lao động hẳn do chấm dứt hợp đồng.

Báo giảm hẳn do bị chết.

Báo giảm lao động hẳn khi nghỉ hưu.

Báo giảm lao động do thai sản.

Báo giảm lao động do ốm đau.

Báo giảm do nghỉ không lương, nguyên lương.

Báo giảm lao động hẳn khi đang nghỉ thai sản, nghỉ không lương, nghỉ ốm đau.

Bước 4: Doanh nghiệp thực hiện kê khai thông tin và nộp tờ khai trực tuyến.

Trên đây là hướng dẫn việc kê khai báo giảm lao động dành cho doanh nghiệp. Cá nhân thực hiện thủ tục báo giảm này cần phải xác định đúng trường hợp nghỉ của người lao động để thuận tiện cho người lao động làm các thủ tục cũng như đảm bảo quyền lợi chính đáng của họ.

>>> Tìm hiểu thêm: Hướng Dẫn Tra Cứu Quá Trình Đóng BHXH Không Cần Mã OTP