Hiện nay, mẫu công văn là một trong những văn bản hành chính không thể thiếu trong các cơ quan, doanh nghiệp, thường được soạn thảo bởi các bộ phận hành chính khu có nội dung gì đó cần gửi đến một cá nhân trong đơn vị hay tập thể toàn bộ đơn vị đó. Khi soạn thảo công văn lời lẽ sử dụng cần nghiêm trang, ngắn gọn nhưng vẫn phải truyền đạt đầy đủ nội dung cần thông báo đến người nhận.

Khi soạn thảo mẫu công văn chung người viết cần lưu ý tuân thủ đúng quy tắc soạn thảo văn bản hành chính thông thường của các đơn vị, doanh nghiệp, mở đầu mẫu công văn chung phải ghi rõ quốc hiệu và tiêu ngữ, tiếp đến là ngày tháng lập công văn. Đối với mẫu công văn thì bạn đọc cần nắm rõ không cần tên mẫu đơn như các biểu mẫu hành chính khác mà sẽ đề cập luôn nội dung cần thông báo.

Chẳng hạn với mẫu công văn ủy quyền được sử dụng khi cần ủy quyền cho cá nhân hay tập thể nào đó thực hiện thay các công việc. Trong mẫu công văn ủy quyền, cần ghi rõ thông tin về người được ủy quyền thực hiện công việc cho cơ quan nếu là trường hợp ủy quyền cho cá nhân.

Ngay sau khi trình bày xong phần mở đầu thì trong nội dung công văn bạn sẽ ghi người nhận vào phần kính gửi. Nếu người nhận là cá nhân thì ghi tên cá nhân đó, bộ phận làm việc nào. Còn trong trường hợp người nhận là một tập thể thì bạn cần ghi rõ tên tập thể, đơn vị, bộ phận hay toàn thể cơ quan… để mọi người nắm được mình có thuộc phạm vi áp dụng công văn đó không.

Hoặc trường hợp một công ty nào đó giao hàng muộn cần có Công văn thông báo giao hàng muộn để gửi tới đối tác của mình. Trong Công văn thông báo giao hàng muộn cần ghi rõ ngày giờ cần giao hàng muộn.

Nội dung công văn cần ghi ngắn gọn, rõ ràng nhưng phải đầy đủ các nội dung mà cấp trên chỉ thị xuống. Tùy theo tình hình thực tế và nội dung công văn cần viết mà bạn có thể viết phần nội dung sao cho phù hợp nhất, ngắn gọn nhưng vẫn dễ hiểu, bảo đảm toàn bộ người nhận đều có thể hiểu được và áp dụng ngay khi thực hiện. Nội dung một công văn phải đảm bảo đầy đủ các yếu tố là vấn đề được đặt ra là gì, cách giải quyết vấn đề đó ra sao và nhiệm vụ của người tiếp nhận vấn đề đó là gì?

Nếu bạn đang muốn tạo hợp đồng thuê nhà với tư cách là người cho thuê nhà, bạn tham khảo cách viết mẫu hợp đồng thuê nhà để tạo hợp đồng chuẩn về cả hình thức và nội dung.

Mẫu công văn chọn lọc đang được sử dụng nhiều nhất hiện nay là mẫu công văn thông báo, giải trình, đề nghị hỗ trợ, công văn trả lời, đề nghị thanh toán… Mẫu công văn chuẩn phải đảm bảo về mặt hình thức và nội dung như đã hướng dẫn ở trên. Để bạn đọc dễ hình dung hơn về một công văn mẫu như thế nào thì bạn có thể tham khảo ngay 1 số mẫu công văn hành chính chọn lọc mới nhất hiện nay đa được globalizethis.org tổng hợp và đăng tải để bạn có thể biết cách soạn thảo một công văn chuẩn cho đầy đủ và chính xác nhất, thể hiện được tác phong làm việc chuyên nghiệp. Nếu cần sử dụng các mẫu công văn này các bạn có thể download ngay về sử dụng hoàn toàn miễn phí.