Quý vị đang có dự định góp vốn vào công ty cổ phần, trở thành cổ đông? Quý vị muốn được ghi nhận rõ ràng tư cách cổ đông của mình? Vậy thì đừng bỏ qua nội dung bài viết về Sổ đăng ký cổ đông là gì của TBT Việt Nam.

Sổ đăng ký cổ đông là gì?

Theo quy định tại Điều 121 Luật doanh nghiệp 2014, có thể hiểu sổ đăng ký cổ đông là một hình thức thể hiện sự ghi nhận của công ty cổ phần đối với hoạt động tham gia góp vốn của các cổ đông trong công ty.

Quy định về sổ đăng ký cổ đông?

Ngoài việc giải thích sổ đăng ký cổ đông là gì TBT Việt Nam xin lưu ý những quy định pháp luật về sổ đăng ký cổ đông:

a/ Về hình thức

Theo quy định tại Điều 121 Luật doanh nghiệp 2014, sổ đăng ký cổ đông có thể tồn tại dưới dạng là văn bản, tập dữ liệu điện tử hoặc cả hai loại này.

b/ Về nội dung

Sổ đăng ký cổ đông được công ty cổ phần tự biên soạn nội dung, tuy nhiên công ty cổ phần vẫn phải đảm bảo các nội dung chủ yếu sau trong số đăng ký cổ đông, cụ thể:

– Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty;

– Tổng số cổ phần được quyền chào bán, loại cổ phần được quyền chào bán và số cổ phần được quyền chào bán của từng loại;

– Tổng số cổ phần đã bán của từng loại và giá trị vốn cổ phần đã góp;

– Họ, tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, số Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác đối với cổ đông là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc số quyết định thành lập, địa chỉ trụ sở chính đối với cổ đông là tổ chức;

– Số lượng cổ phần từng loại của mỗi cổ đông, ngày đăng ký cổ phần.

c/ Nơi lưu giữ

Sổ đăng ký cổ đông được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty hoặc Trung tâm lưu ký chứng khoán.

d/ Quyền sử dụng

Ngoài công ty cổ phần, Trung tâm lưu ký chứng khoán thì cổ đông có quyền kiểm tra, tra cứu hoặc trích lục, sao chép nội dung sổ đăng ký cổ đông trong giờ làm việc của công ty hoặc Trung tâm lưu ký chứng khoán.

Thời hạn lập sổ đăng ký cổ đông?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 121 Luật doanh nghiệp 2014, công ty cổ phần phải lập và lưu giữ sổ đăng ký cổ đông từ khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Như vậy, thời hạn để tiến hành lập sổ đăng ký cổ đông là ngay sau khi công ty cổ phần được Phòng đăng ký kinh doanh cấp giấy Chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Sổ đăng ký cổ đông có bắt buộc không?

Theo quy định của pháp luật doanh nghiệp, công ty cổ phần phải lập sổ đăng ký cổ đông ngay sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Với quy định này, có thể hiểu việc lập sổ đăng ký cổ đông là mệnh lệnh buộc phải thực hiện của nhà nước đối với loại hình công ty cổ phần.

Nếu không lập sổ đăng ký cổ đông theo quy định tại khoản 1 Điều 121 Luật doanh nghiệp 2014, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính theo điểm b khoản 2 Điều 34 Nghị định số 50/2016-NĐ/CP của Chính phủ quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư:

Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với hành vi không lập sổ đăng ký thành viên (đối với công ty TNHH), sổ đăng ký cổ đông (đối với công ty cổ phần).

Vì vậy, lập sổ đăng ký cổ đông là việc làm bắt buộc đối với công ty cổ phần ngay sau khi công ty được Cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

Mỗi công ty cổ phần cần có sổ đăng ký cổ đông, việc này sẽ hỗ trợ cho công ty trong quá trình hoạt động kinh doanh, huy động vốn, đặc biệt là hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý các cổ đông và mức độ tham gia góp vốn. Việc thiết lập sổ đăng ký cổ đông vai trò quan trọng hơn cả và là một thủ tục không thể thiếu đối với các công ty cổ phần có quy mô tập đoàn.

Sổ đăng ký cổ đông là minh chứng, căn cứ rõ ràng và minh bạch nhất thể hiện sự ghi nhận của công ty cổ phần đối với sự đóng góp vốn của các cổ đông vào công ty. Sổ cổ phần mà các cổ đông sở đông đã sở hữu sẽ được xác nhận quyền sở hữu trong sổ đăng ký cổ đông.

Sổ đăng ký cổ đông cũng sẽ thống kê được cụ thể, chi tiết số lượng cổ đông trong công ty, trong đó cổ đông là cá nhân là bao nhiêu người và cổ đông là tổ chức gồm bao nhiêu tổ chức.

Bên cạnh đó, những thông tin của các cổ đông (tên, số Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh thư nhân dân, Hộ chiếu, các chứng thực cá nhân hợp pháp, mã số doanh nghiệp, địa chỉ thường trú, …) sẽ được lưu lại trong sổ đăng ký cổ đông để thuận tiện cho việc liên hệ, triệu tập họp, trao đổi những vấn đề của công ty, hạn chế trường tối đa trường hợp mất liên lạc với các cổ đông khi phát sinh trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của doanh nghiệp.

Ngoài ra khi công ty cổ phần có nhu cầu huy động vốn, thì sổ đăng ký cổ thông cũng sẽ là căn cứ ghi nhận lại tổng số cổ phần mà công ty được quyền chào bán, loại cổ phần được quyền chào bán, số lượng cổ phần được quyền chào bán của từng loại, tổng số cổ phần đã bán của từng loại và giá trị vốn cổ phần đã góp.

Đây sẽ là công cụ hữu ích giúp các cơ quan nhà nước dễ dàng đối chiếu và kiểm soát hoạt động huy động vốn của doanh nghiệp, tránh trường hợp có sự thao túng, vượt trái quy định của pháp luật.

Ngoài những thắc mắc đã được giải đáp trong bài viết như sổ đăng ký cổ đông là gì Quý vị có thắc mắc khác về doanh nghiệp nói chung, công ty cổ phần nói riêng vui lòng liên hệ TBT Việt Nam để được hỗ trợ theo số 1900 6560.