Power Query là gì? Tại sao cần học Power Query?

[ad_1]

Trước đây tôi cũng giống như bạn, đó là chẳng cần biết Power Query là gì. Tôi cứ sử dụng Excel một cách tự nhiên, vô thức. Có những lúc việc làm trở nên rất phức tạp : Khi phải làm sạch 1 bảng tài liệu từ người khác gửi ( hay trích xuất từ ứng dụng ra, hoặc tải từ trên mạng về ), khi thì phải gom tài liệu từ nhiều file Excel vào chung 1 file … Những việc đó khiến tôi mất nhiều thời hạn. Muốn tự động hóa những việc này, tôi có tìm hiểu và khám phá cả VBA. Nhưng để dùng được VBA làm những việc này thì cũng mất khá nhiều thời hạn. Tôi tự hỏi : có cách nào giúp làm những việc này trở nên thuận tiện hơn không ?

Hóa ra giải pháp đã có sẵn rồi, chỉ là tôi không chú ý tới nó. Giải pháp chính là Power Query.

Power Query là gì?

Power Query là công cụ giúp tạo ra 1 tiến trình tự động hóa cho việc tổ chức triển khai, giải quyết và xử lý, tái cấu trúc lại bảng tài liệu .

Trong các phiên bản Office 2013 trở về trước (2010, 2013), bạn phải cài đặt Power Query dưới dạng 1 Add-in (tiện ích mở rộng).

Bạn đang đọc: Power Query là gì? Tại sao cần học Power Query?

Từ phiên bản Office năm nay trở về sau ( năm nay, 2019, 365 ), Power Query đã được tích hợp sẵn trong Excel : Nhóm Get và Transform Data trong thẻ Data

Giao diện Get và Transform Data trong thẻ Data

Tại sao cần học Power Query?

Khi được hỏi “điều gì là quan trọng nhất” khi làm việc trên Excel, tôi sẽ nói ngay rằng: Cần chắc chắn rằng dữ liệu đã được làm sạch và thống nhất. Điều này bao gồm:

  • Cách cấu trúc bảng dữ liệu đúng. Mỗi khi bế tắc trong việc tính toán với dữ liệu, tôi đều nghĩ tới việc “cấu trúc lại”. Khi cấu trúc lại thì hóa ra việc tính toán lại trở nên vô cùng đơn giản.
  • Các giá trị được nhập vào là đúng về loại dữ liệu, về nội dung và được cập nhật liên tục
  • Các bảng dữ liệu cùng 1 chức năng cần được tập hợp thống nhất trong 1 bảng. Việc này cũng cần được làm 1 cách tự động.

Cách cấu trúc bảng dữ liệu đúng

Việc cấu trúc bảng tài liệu đúng cách hoàn toàn có thể giúp ích rất nhiều :

  • Có thể sử dụng hàm SUMIFS, COUNTIFS để tính toán, báo cáo theo nhiều điều kiện một cách dễ dàng
  • Có thể trích lọc dữ liệu chi tiết bằng Advanced Filter một cách dễ dàng
  • Sử dụng được Pivot Table để làm các báo cáo động, báo cáo phân tích dữ liệu…

Hình dưới đây sẽ diễn đạt thế nào là 1 bảng tài liệu được cấu trúc đúng :

Nhưng không phải khi nào tất cả chúng ta cũng thao tác ngay với cấu trúc đúng. Bởi việc nhập tài liệu trong cấu trúc đúng mất rất nhiều thời hạn. Bạn phải nhập đủ nội dung trên toàn bộ những cột, trong khi với cấu trúc bên phải, chỉ cần nhập mỗi giá trị tại vị trí giao điểm của những đối tượng người tiêu dùng đã có sẵn. Đó là nguyên do tại sao người ta lại hay chọn cách nhập tài liệu trên 1 cấu trúc không đúng chuẩn .
Điều này dẫn tới 1 khó khăn vất vả là : phải cấu trúc lại thì mới tính ra tác dụng như ý muốn được .
Thử tưởng tượng bạn phải tổ chức triển khai lại 1 cách bằng tay thủ công, copy paste từng phần, rồi phải xoay chuyển cách màn biểu diễn những nội dung … quả là 1 việc làm khó khăn vất vả và tốn thời hạn .
Power Query giúp bạn thuận tiện cấu trúc lại bảng tài liệu. Đặc biệt hơn nữa là những gì bạn làm trong Power Query đều được ghi lại, giúp cho việc update thêm thông tin trong bảng tài liệu gốc sẽ được tự động hóa update vào bảng tác dụng đã tái cấu trúc .
Tham khảo :

Hướng dẫn sử dụng Power Query để chuẩn hoá dữ liệu

Xem thêm: Pamphlet là gì? Ấn phẩm được sử dụng nhiều trong ngành quảng cáo

Các giá trị được nhập vào là đúng về loại dữ liệu

Khi lấy tài liệu từ những nguồn không phải từ Excel : Web, SQL, những ứng dụng khác … thì tất cả chúng ta không để chắc như đinh được về loại tài liệu nhận được. Các tài liệu dạng Number, Date thường bị nhầm lẫn sang dạng Text, khiến cho việc giám sát sẽ không ra tác dụng đúng .
Thông thường bạn sẽ phải sửa lại tài liệu, định dạng lại. Nhưng mỗi khi muốn update thêm tài liệu, bạn sẽ phải triển khai lại những thao tác đó .
Power Query hoàn toàn có thể giúp bạn lao lý lại tài liệu có trong từng cột về đúng loại tài liệu. Bạn sẽ không còn mất thời hạn lo ngại cho việc này nữa. Nạp dữ liệu thô vào, chỉ cần bấm Refresh tại bảng tác dụng, bạn đã có được bảng tài liệu đúng chuẩn để thao tác rồi, hơn thế nữa quy trình này lại được thực thi 1 cách tự động hóa và rất nhanh .
Tham khảo :
Lấy tài liệu kinh tế tài chính tự động từ Web vào Excel bằng Power Query
Lấy tài liệu trên trang Facebook cá thể vào Excel bằng Power Query

Tập hợp dữ liệu từ nhiều Sheet, nhiều Workbook vào 1 bảng chung

Tôi đã gặp rất nhiều trường hợp này, đó là khi bạn phải tập hợp tài liệu từ nhiều Trụ sở, mỗi Trụ sở 1 file Excel giống nhau, hoặc nhiều người làm chung trên 1 file excel, mỗi người 1 Sheet ( hay mỗi ngày 1 Sheet ). Để báo cáo giải trình được, bạn cần phải tập hợp toàn bộ những tài liệu này trên 1 bảng chung. Vấn đề là những Sheet, những Workbook sẽ phát sinh thêm tiếp tục. Tập hợp lại đã khó, bảo vệ tài liệu mới không bị thiếu, sót khi tập hợp còn khó hơn .
Nếu không biết Power Query, bạn sẽ cần dùng tới VBA ( gần như chắc như đinh ). Nhưng VBA trong trường hợp này cũng không hề đơn thuần. Những code cần sử dụng trong trường hợp này thường là khó, phức tạp, không dễ để học và làm được trong 1 thời hạn ngắn .
Khi biết tới Power Query, tôi đã thực sự quá bất ngờ vì nó hoàn toàn có thể xử lý yếu tố này 1 cách triệt để. Sẽ có 1 chút câu lệnh, nhưng đều rất đơn thuần, dễ học, dễ thao tác. Kết quả lại rất giật mình : chỉ làm 1 lần, sau này khi thêm Sheet, thêm Workbook thì vẫn tự động hóa update vào bảng chung. Điều này thật ngoài sức tưởng tượng .
Tham khảo :
Cách gộp tài liệu từ nhiều bảng vào 1 bảng sử dụng Power Query

Power Query dễ học và dễ sử dụng

Nếu dành chút thời gian đọc những bài tham khảo được gợi ý ở trên, bạn có thể thấy Power Query rất dễ làm. Bạn sẽ có thể dễ dàng thực hiện theo từng bước. Các bước đó sẽ được ghi lại tự động để bạn không phải làm lại các thao tác đó nữa. Vậy nên việc của bạn chỉ đơn giản là: Học thuộc lòng các thao tác đó.

Xem thêm: Pamphlet là gì? Ấn phẩm được sử dụng nhiều trong ngành quảng cáo

Tất nhiên sẽ có những trường hợp khó, yên cầu phải kỳ công trong việc giải quyết và xử lý. Nhưng tin tôi đi, độ khó khi làm bằng Power Query đã giảm đi rất nhiều lần so với làm bằng VBA .
Để giúp những bạn có cái nhìn rõ hơn về tính ứng dụng của Power Query trong việc làm, tôi sẽ kiến thiết xây dựng một số ít quy mô nghiên cứu và phân tích tài liệu để làm rõ hơn nội dung này .
Đón xem bài viết : Hướng dẫn cách kiến thiết xây dựng bảng tài liệu nghiên cứu và phân tích hiệu suất lao động bằng Power Query

[ad_2]

Related Posts

Trò chơi bóng đá siêu cúp

[ad_1] Bóng đá siêu cúp là dòng game thể thao, nơi mà các bạn và cùng đội tuyển mà mình yêu thích sẽ bước vào cuộc tranh…

Trò chơi gia đình Mafia

[ad_1] Gia đình Mafia là dòng game 4399, khi mà các bạn phải chống lại với những vai trò là người cha,mẹ, bà… để cứu đứa bé…

Trò chơi mèo phòng thủ

[ad_1] Vương quốc mèo thuộc dòng game 7k7k, nơi mà cuộc hành trình của các chú mèo con trong việc chinh phục những con cá và chiến…

Trò chơi cây bắn ma

[ad_1] Cuộc chiến thây ma thuộc dòng game kinh dị, nơi mà các bạn nhỏ sẽ trồng các giống cây với sức bắn khác nhau để bắn…

Trò chơi mua sắm 5

[ad_1] Một ngày đi Shopping 5 thuộc dòng game thời trang, nơi các bạn sẽ mua sắm nhiều loại dụng cụ và vật dụng khác nhau nhưng…

Trò chơi mua sắm 6

[ad_1] Một ngày đi Shopping 6 thuộc dòng game thời trang, nơi mà các bạn nhỏ sẽ phải bận rộn với công việc tìm kiếm và mua…

Leave a Reply