PO là gì ? PO được sử dụng trong những trường hợp nào và có mang lại những ưu điểm gì hay không ? Và tại sao doanh nghiệp và xuất nhập khẩu lại phải sử dụng PO. Bài viết sau đây chúng tôi sẽ trình làng đến bạn đọc toàn bộ những thông tin tương quan đến PO .

PO là gì?

Po là viết tắt của từ gì ? Đó chính là Purchase Order, hay còn gọi là đơn đặt hàng là một loại sách vở được chuyển nhượng ủy quyền để thực thi thanh toán giao dịch kinh doanh. Purchase order sẽ có giá trị pháp lý ràng buộc khi người bán chấp thuận đồng ý .
Đơn đặt hàng, hoặc PO, là một tài liệu chính thức do người mua cam kết trả cho người bán để bán những loại sản phẩm hoặc dịch vụ đơn cử sẽ được giao trong tương lai .

Lợi thế cho người mua là năng lực đặt hàng mà không cần thanh toán giao dịch ngay. Từ quan điểm của người bán, PO là một cách để phân phối tín dụng thanh toán cho người mua mà không gặp rủi ro đáng tiếc, vì người mua có nghĩa vụ và trách nhiệm giao dịch thanh toán một khi mẫu sản phẩm hoặc dịch vụ đã được giao .
Mỗi PO có 1 số ít duy nhất được link với nó giúp cả người mua và người bán theo dõi việc giao hàng và thanh toán giao dịch. PO chăn là một cam kết mua mẫu sản phẩm hoặc dịch vụ trên cơ sở liên tục, cho đến khi đạt được mức tối đa nhất định .

Điều gì được ghi trên Đơn đặt hàng?

Trong số những thứ khác, một PO chỉ định :

• Số lượng mua
• Sản phẩm hoặc dịch vụ được mua
• Tên tên thương hiệu đơn cử, SKU hoặc số kiểu
• Giá mỗi đơn vị chức năng
• Ngày giao hàng
• Địa điểm giao hàng
• Địa chỉ giao dịch thanh toán
• Điều khoản thanh toán giao dịch, ví dụ điển hình như khi giao hàng hoặc trong 30 ngày

PO được sử dụng như thế nào?

Một PO đơn giản hóa quy trình mua hàng, thường trông như thế này :

• Người mua quyết định hành động mua một mẫu sản phẩm hoặc dịch vụ cho doanh nghiệp của họ
• Công ty phát hành PO cho người bán, thường sử dụng mẫu đơn đặt hàng điện tử
• Người bán nhận được PO và xác nhận công ty hoàn toàn có thể điền đơn đặt hàng
• Nếu không, người bán nói với người mua rằng đơn đặt hàng không hề triển khai xong và PO bị hủy
• Nếu đơn đặt hàng hoàn toàn có thể được lấp đầy, người bán mở màn sẵn sàng chuẩn bị đơn hàng bằng cách kéo hàng tồn dư lại với nhau hoặc lên lịch cho nhân viên cấp dưới thiết yếu
• Đơn hàng được luân chuyển, hoặc dịch vụ được cung ứng, với số PO trong list đóng gói để người mua biết đơn hàng nào đã đến
• Người bán lập hóa đơn cho đơn đặt hàng, sử dụng số PO để hoàn toàn có thể thuận tiện khớp với thông tin giao hàng
• Người mua giao dịch thanh toán hóa đơn theo những lao lý được nêu trong PO

Ưu và nhược điểm của PO

Có nhiều nguyên do để sử dụng PO, trong đó quan trọng nhất là :

• Cải thiện độ đúng chuẩn, trong cả hàng tồn dư và quản lý tài chính
• Chi tiêu tốt hơn, vì cần phải có tiền trước khi PO được phát hành
• Giao hàng nhanh hơn, vì PO giúp lên lịch giao hàng khi người mua cần

Theo như những bất lợi, có rất ít:

• Nhiều sách vở không thiết yếu cho những thanh toán giao dịch mua nhỏ hơn
• Thẻ tín dụng thanh toán hoàn toàn có thể ship hàng cùng một mục tiêu từ góc nhìn kinh tế tài chính

Những lý do khiến công ty nên sử dụng PO

• Purchase order giúp người mua hoàn toàn có thể truyền đạt được mong ước đến người bán ;
• Bảo vệ người bán trong trường hợp người mua không trả tiền hàng ;
• Giúp những đại lý quản trị được những nhu yếu mới ;
• Thúc đẩy hợp lý hóa nền kinh tế tài chính theo quá trình chuẩn ;
• Mang đến nhiều tiện ích kinh tế tài chính, thương mại .

Purchase order thường được dùng trong những vấn đề gì?

• Tìm kiếm sản phẩm & hàng hóa trong tiêu dùng hay tìm kiếm CP ;
• Tìm kiếm những tiện ích hay dịch vụ sống ;
• Tìm kiếm nguồn sản phẩm & hàng hóa có nguồn gốc vạn vật thiên nhiên ;
• Để tiện nghi hóa việc shopping ;
• Tối ưu hóa việc mua và bán ;

Cách tạo PO cho doanh nghiệp nhỏ

Một đơn đặt hàng là thiết yếu cho bất kỳ công ty nào bán loại sản phẩm hoặc nhu yếu đặt hàng những bộ phận và vật tư. Đơn đặt hàng cho nhà cung ứng biết đúng mực những gì người mua cần, và ngày người mua cần loại sản phẩm trong tay. Thật đơn thuần để tạo ra một mẫu đơn đặt hàng mà bạn hoàn toàn có thể sử dụng trong những hoạt động giải trí hàng ngày của mình .
1. Sử dụng một chương trình giải quyết và xử lý văn bản tiêu chuẩn để tạo đơn đặt hàng của bạn .
2. Thêm tên doanh nghiệp, địa chỉ, số điện thoại cảm ứng, số fax, địa chỉ email và thông tin nhận dạng bổ trợ ở đầu đơn đặt hàng của bạn, giống như bạn sẽ liệt kê thông tin trong một thư kinh doanh tiêu chuẩn. Cung cấp địa chỉ nhận nếu nó khác với địa chỉ doanh nghiệp chính của bạn, để nhà phân phối sẽ gửi loại sản phẩm đến đúng nơi .
3. Nhập thông tin liên hệ của nhà sản xuất, gồm có tên, địa chỉ và số điện thoại thông minh của doanh nghiệp. Liệt kê số đơn đặt hàng và ngày, cũng như chuyển khoản qua ngân hàng giao dịch thanh toán hoặc địa chỉ ” Thanh toán hóa đơn “, nếu nó khác với địa chỉ doanh nghiệp chính của bạn, bên cạnh thông tin của nhà sản xuất .
4. Liệt kê một diễn đạt của những mẫu sản phẩm mà bạn muốn đặt hàng từ nhà phân phối. Bao gồm tên, số mẫu sản phẩm, số lượng và giá lan rộng ra của loại sản phẩm – tỷ suất bán sỉ mà bạn và nhà cung ứng đã thỏa thuận hợp tác. Bằng cách này, nếu có bất kể sự nhầm lẫn nào về giá, nhà cung ứng hoàn toàn có thể liên hệ với bạn với giá đúng chuẩn trước khi hoàn thành xong đơn đặt hàng của bạn. Điều này cũng sẽ tránh những sự không tương đồng sau này .
5. Tạo một dòng ” tổng phụ ” mà bạn liệt kê tổng giá trước thuế hiện hành, dòng ” Thuế ” cho thuế bán hàng và dòng ” tổng ” mà bạn liệt kê tổng số tiền do nhà phân phối cho đơn đặt hàng này .
6. Cung cấp ngày hạn chót để nhà cung ứng điền vào đơn đặt hàng. Bạn cần gồm có ngày này để tránh nhận loại sản phẩm sau khi bạn không còn cần nó nữa. Liệt kê bất kể lao lý bổ trợ nào tương quan đến đơn đặt hàng, ví dụ điển hình như số ngày bạn phải giao dịch thanh toán hóa đơn và ai chịu nghĩa vụ và trách nhiệm giao dịch thanh toán cước phí. Nếu nhà phân phối trả cước phí, bạn chỉ cần nhập ” FOB ” ( không tính tiền trên tàu ) .
7. Yêu cầu nhà phân phối chú ý quan tâm trong lô hàng nếu bất kể loại sản phẩm nào được đặt hàng trở lại hoặc không còn có sẵn, để bạn hoàn toàn có thể update hồ sơ của mình. Bạn hoàn toàn có thể thêm hướng dẫn này và những hướng dẫn đặc biệt quan trọng khác vào khu vực ” Ghi nhớ ” riêng không liên quan gì đến nhau ở cuối đơn đặt hàng .
8. Ký vào dưới cùng của mỗi đơn đặt hàng, để nhà phân phối của bạn sẽ biết rằng nó được ủy quyền bởi công ty của bạn .

Sự khác biệt giữa yêu cầu và PO

Việc thuyết phục nhân viên cấp dưới của bạn điền vào sách vở bổ trợ khi họ cần vật tư hoặc vật tư hoàn toàn có thể khó khăn vất vả, nhưng đặt một mạng lưới hệ thống shopping giúp trấn áp ngân sách và tạo ra một dấu vết giấy khi bạn đang cố truy thuế kiểm toán thông tin tài khoản kinh tế tài chính của mình. Yêu cầu mua hàng và đơn đặt hàng mua là những tài liệu chính trong quy trình mua những mẫu sản phẩm mà doanh nghiệp của bạn cần quản lý và vận hành, tiêu chuẩn hóa tiến trình đặt hàng nội bộ và bên ngoài .

Yêu cầu mua hàng

Yêu cầu mua hàng là một hình thức mà bộ phận nội bộ của công ty bạn, chẳng hạn như phòng thư, nộp cho bộ phận mua hàng của công ty bạn liệt kê các mặt hàng mà bộ phận mua hàng đặt hàng từ nhà cung cấp bên ngoài. Mặc dù các hình thức riêng lẻ khác nhau tùy theo doanh nghiệp, yêu cầu mua hàng thường yêu cầu thông tin cụ thể, bao gồm tên của bộ phận yêu cầu các mặt hàng, số lượng chính xác của mặt hàng được yêu cầu, mô tả chung về các mặt hàng, tên hợp pháp của nhà cung cấp bên ngoài thông thường và giá dự kiến của việc mua hàng. Một yêu cầu mua hàng được phê duyệt hoặc từ chối bởi bộ phận mua hàng.

Khi nào Yêu cầu bắt buộc?

Đối với những thanh toán giao dịch mua nhỏ, thường là thủ tục tiêu chuẩn cho những bộ phận nội bộ để mua những mẫu sản phẩm trực tiếp từ những nhà kinh doanh bán lẻ bằng thẻ tín dụng thanh toán của công ty và bỏ lỡ quy trình trưng dụng bộ phận mua hàng trọn vẹn. Thông thường, những doanh nghiệp nhu yếu một nhu yếu mua hàng khi một đề xuất kiến nghị mua vượt quá một số tiền nhất định. Ví dụ, Đại học Tufts nhu yếu một đơn đặt hàng cho hầu hết những thanh toán giao dịch mua vượt quá 2 nghìn đô la. Các doanh nghiệp khác nhu yếu đơn đặt hàng trưng dụng cho những thanh toán giao dịch mua nhỏ hơn nhiều. Đơn đặt hàng mua

PO

Khi bộ phận mua hàng của một doanh nghiệp đã phê duyệt nhu yếu mua hàng, nó sẽ phát lệnh mua cho nhà cung ứng bên ngoài của sản phẩm & hàng hóa được nhu yếu, mở màn thanh toán giao dịch bán hàng. Đơn đặt hàng phải gồm có một số ít thông tin nhất định, ví dụ điển hình như tên của văn phòng mua hàng, những mẫu sản phẩm được mua, địa chỉ giao hàng, pháp luật giao dịch thanh toán, hướng dẫn lập hóa đơn và số thứ tự mua hàng. Để tương hỗ tàng trữ hồ sơ, những đơn đặt hàng thường có cùng số với nhu yếu mua tương quan. Khi nhà cung ứng bên ngoài đồng ý đơn đặt hàng, nó sẽ trở thành một hợp đồng ràng buộc so với cả người mua và người bán .

Giao dịch nội bộ

Yêu cầu mua hàng là một tài liệu nội bộ được gửi từ bộ phận này sang bộ phận khác nhu yếu công ty mua những loại sản phẩm từ một nhà cung ứng bên ngoài. Thông thường, một đơn đặt hàng là một tài liệu bên ngoài sẽ đến một bên ngoài như một phần của thanh toán giao dịch bán hàng. Tuy nhiên, nó cũng hoàn toàn có thể được sử dụng trong nội bộ. Đôi khi một bộ phận của một doanh nghiệp muốn mua thiết bị hoặc vật tư từ một bộ phận khác ; trong những trường hợp như vậy, nhiều doanh nghiệp nhu yếu bộ phận mua hàng phải nộp đơn đặt hàng liên ngành. Các đơn đặt hàng mua liên ngành hoàn toàn có thể có ích cho văn phòng kinh tế tài chính hoặc kế toán tại những doanh nghiệp lớn nơi những phòng ban có ngân sách hoạt động giải trí riêng .