Trong công tác văn thư nói riêng và trong việc ban hành công việc quy phạm pháp luật nói chung, việc thống nhất giữa cách trình bày văn bản sẽ giúp cho người đọc hiểu được kết cấu cũng như dễ tìm kiếm nội dung trong văn bản. Ở nội dung bài viết này, Luật Hoàng Phi sẽ tư vấn giải đáp về quy định của pháp luật về thể thức văn bản.
Thể thức văn bản là gì?
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cầu thành văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định. (căn cứ theo Điều 8 Nghị định số 30/2020 về công tác văn thư ban hành ngày 05 tháng 03 năm 2020).
Cách thành phần thể thức văn bản
Cũng theo quy định tại Điều 8 Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính như sau:
– Quốc hiệu và Tiêu ngữ.
– Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
– Số, ký hiệu của văn bản.
– Địa danh và thời gian ban hành văn bản.
– Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
– Nội dung văn bản.
– Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.
– Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.
– Nơi nhận.
Ngoài ra, văn bản có thể bổ sung thêm các thành phần khác như:
– Phụ lục.
– Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành.
– Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành.
– Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax.
Ví dụ thể thức văn bản
a) Ví dụ Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ hoặc được viết tắt theo quy định tại văn bản thành lập, quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động hoặc công nhận tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
BỘ CÔNG THƯƠNG ——-
TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG —————
HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN TỈNH NAM ĐỊNH ———-
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH THỪA THIÊN HUẾ ———-
b) Ví dụ Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp có thể viết tắt những cụm từ thông dụng như Ủy ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND), Việt Nam (VN)
UBND TỈNH QUẢNG NINH SỞ TƯ PHÁP ———-
VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI VN VIỆN DÂN TỘC HỌC ———-
Mẫu chữ và chi tiết trình bày thể thức văn bản như thế nào?
Thể thức văn bản ngoài việc thể hiện ra ở các thành phần chính của văn bản còn thể hiện ở phông chữ, khổ giấy, cách đánh số thứ tự, nội dung bài… Cụ thể như sau:
+ Font (phông) chữ dùng trong văn bản là gì?
Font (phông) chữ dùng trong văn bản là khái niệm để chỉ một tập hợp đầy đủ các ký tự và thuộc tính mà khi sử dụng người ta có thể tạo ra một văn bản đầy đủ, thống nhất về hình dạng, font chữ bao gồm hệ thống các chữ cáo, bộ số, ký tự đặc biệt, dấu câu và có đặc trưng riêng, thống nhất không bị lỗi về kiểu dáng, kích cỡ.
Theo Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/ND-CP quy định về sử dụng font chữ: chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen.
+ Khổ giấy dùng trong thể thức văn bản?
Khổ giấy hiện nay theo tiêu chuẩn quốc tế EN ISO 216 xuất phát từ DIN 476 do Viện tiêu chuẩn Đức đưa ra năm 1922, song song với tiêu chuẩn đó còn có hệ thống khác như tại Hoa Kỳ và Canada. Và ở Việt Nam đang áp dụng khổ giấy do Viện tiêu chuẩn Đức đưa ra.
Các khổ giấy theo tiêu chuẩn EN ISO 216 sẽ có các cỡ từ A0, A1… cho đến A12 với kích thước nhỏ dần từ A0 đến A12.
Về thể thức văn bản tại Việt Nam được quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì trong văn bản hành chính sẽ lựa chọn khổ giấy A4 với kích thước là 210 mm x 297 mm.
+ Cách đánh số thứ tự trong thể thức văn bản?
Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP hướng dẫn cách đánh số thứ tự trong văn bản hành chính như sau:
Ở “Phần”, “Chương” được trình bày in đậm và đánh số La Mã (Phấn I, Phấn II, Chương I, Chương II…)
Ở “Mục”, “Tiểu mục” được đánh số theo chữ số Ả Rập (Mục 1, Mục 2…)
Ở “ Điều”, “Khoản” cũng được đánh số theo chữ số Ả Rập (Điều 1, Điều 2…)
Thứ tự các “ Điểm” trong mỗi khoản sẽ được dùng theo thứ tự của bảng chữ cái tiếng Việt (a,b,c,d…)
+ Quy định tên cơ quan chủ quản trong thể thức văn bản
Trước đây, theo Thông tư 01 có một số trường hợp không được ghi tên cơ quan chủ quản thì theo Nghị định 30 đã bãi bỏ những trường hợp đó.
Tên cơ quan chủ quản trong thể thức văn bản được quy định như sau:
– Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản là tên chính thức, đầy đủ của cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước của người có thẩm quyền ban hành văn bản.
– Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm: tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp.
– Đối với tên cơ quan chủ quản trực tiếp ở địa phương phải có thêm tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc quận, huyện, thị xã, thành phố hoặc xã, phường, thị trấn nơi cơ quan đóng trụ sở.
– Được phép viết tắt những cụm từ thông dụng.
– Tên cơ quan ban hành văn bản được trình bày chữ in hoa, cỡ chữ 12 tới 13, đứng, đậm, đặt canh giữa dưới tên cơ quan chủ quản trực tiếp. Trong đó, tên cơ quan chủ quản trực tiếp viết chữ in hoa, đứng, cỡ chữ 12 tới 13.
+ Tiêu đề thể hiện nội dung văn bản
Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức han hành; trích yếu nội dung văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản. Phần tiêu đề thể hiện nội dung văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Đối với công văn, sau chữ “V/v” nội dung sử dụng chữ in thường, cỡ chữ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm, đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản.
+ Nội dung thể hiện trong văn bản như thế nào?
Nội dung thể hiện trong văn bản được quy định như sau:
– Căn cứ ban hành văn bản:
Căn cứ ban hành bao gồm văn bản quy định thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và các văn bản quy định nội dung, cơ sở để ban hành văn bản. Căn cứ ban hành văn bản được ghi đầy đủ tên loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản (riêng Luật, Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu, cơ quan ban hành).
Căn cứ được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14, trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản; sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chẩm phẩy (;), dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.).
– Viện dẫn văn bản: Lần đầu viện dẫn công việc có liên quan phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu của văn bản, thời gian ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, trishc yếu nội dung văn bản. Từ những lần viện dẫn sau chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó.
– Bố cục của nội dung văn bản sẽ tùy theo tên loại và nội dung: phần căn cứ pháp lý, phần mở đầu, phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chi thành các phần, mục lớn nhỏ theo một trình tự nhất định.
– Trình bày phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm:
“Phần”, “Chương” được trình bày trên một dòng riêng, chữ thường cỡ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; tiêu đề được trình bày ngay đưới, canh giữa, chữ in hoa cỡ 13 – 14, kiểu đứng, đậm.
“Mục”. “Tiểu mục” được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, chữ thường cỡ 13 – 14, kiể chữ đứng, đậm; tiêu đề được trình bày ngay dưới, canh giữa, chữ in hoa cỡ 13 – 14, kiểu đứng, đậm.
“Điều” được trình bày lùi đầu dòng 1cm hoặc 1,27 cm, sau số thứ tư có dấu chấm, cỡ chữ bằng phần lời văn bản, kiểu chữ đứng, đậm.
“Khoản” sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ bằng phần lời văn bản, kiểu chữ đứng, đậm, nếu khoản có tiêu đề thì phần tiêu đề được ghi một dòng riêng cỡ chữ bằng phần lời văn bản, kiểu chữ đứng, đậm.
“Điểm” có đóng dấu ngoặc đơn ở phần thứ tự điểm, chữ thường, cỡ chữ bằng phần lời văn bản, kiểu chữ đứng.
– Thể thức văn bản quy định nội dung được trình bày bằng chữ in thường, canh đều 02 lề, kiểu chữ đứng, cỡ chữ từ 13 đến 14, chữ cái đầu dòng viết hoa và lùi vào 1cm hoặc 1,27 cm, khoảng cách tối thiểu giữa các đoạn là 6pt, khoảng cách giữa các dòng là 1,5 lines
+ Chữ ký và dấu của người có thẩm quyền sẽ ký trong thể thức văn bản
Người có thẩm quyền ký trong văn bản hành chính phải được có đủ thông tin về chức vụ, chức danh, chữ ký và ghi rõ họ tên. Vị trí chữ ký sẽ được hướng dẫn trong Phụ lục I Nghị định 30//2020. Đối với hình ảnh, chữ ký số phải là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạnh Portable Network Graphics (.png) nền trong suốt.
Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái.
+ Bổ sung quy định về Phụ lục
Trường hợp văn bản có Phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về Phụ lục đó. Văn bản có từ hai Phụ lục trở lên thì các Phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã. Số trang của Phụ lục được đánh số riêng theo từng Phụ lục.
Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi Phụ lục được ban hành bao gồm: số, ký hiệu văn bản, thời gian ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản được canh giữa phía dưới tên của Phụ lục, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng, cùng phông chữ với nội dung văn bản, màu đen.
Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi phụ lục (Kèm theo văn bản số …/…-… ngày …. tháng ….năm ….) được ghi đầy đủ đối với văn bản giấy; đối với văn bản điện tử, không phải điền thông tin tại các vị trí này.
Đối với Phụ lục cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên Phụ lục.
Đối với Phụ lục không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên từng tệp tin kèm theo.
Những thay đổi thể thức văn bản năm 2021
Hiện nay, việc trình bày thể thức văn bản được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư do Chính phủ ban hành và có hiệu lực áp dụng từ ngày ngày 05 tháng 03 năm 2020. Hiện nay, văn bản này đang được áp dụng và chưa có văn bản thay thế. Chính vì thế, khi sang năm 2021 thể thức văn bản vẫn sẽ áp dụng theo Nghị định 30 và không có sự thay đổi nào.
Nghị định nào quy định về thể thức văn bản
Liên quan đến thể thức văn bản hành chính hiện nay được quy định bởi Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư. Bên cạnh đó còn có Nghị quyết số 351/2017/UBTVQH14 quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Quốc hội, Ủy ban thường vụ Quốc hội, Chủ tịch nước cũng có liên quan đến thể thức văn bản.
Ngoài ra, ở một số bộ, ngành cũng có những quy định riêng áp dụng cho thể thức văn bản trong bộ, ngành đó.
Trên đây là nội dung bài viết về thể thức văn bản. Cảm ơn Quý khách hàng đã quan tâm theo dõi bài viết của Luật Hoàng Phi.
