Văn phòng đại diện là gì?

Theo khoản 2, điều 45: Chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp, Luật doanh nghiệp 2014:

“Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó”.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Hồ sơ đăng ký hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện đến Cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền nơi doanh nghiệp đặt chi nhánh, văn phòng đại diện. Hồ sơ bao gồm:

Thứ nhất: Thông báo thành lập văn phòng đại diện công ty

Thứ hai: Bản sao quyết định thành lập và bản sao biên bản họp về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp; bản sao Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện.

Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và:

– Cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ;

– Nếu từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện thì thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp biết. Thông báo phải nêu rõ lý do; các yêu cầu sửa đổi, bổ sung (nếu có).

Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện phải gửi thông tin cho Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Ngoài ra, cơ quan có thẩm quyền gửi thông tin đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện cho cơ quan thuế, cơ quan thống kê trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện; định kỳ gửi thông tin đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền khác cùng cấp, Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi đặt chi nhánh, văn phòng đại diện.

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày có thay đổi.

Mẫu thông báo thành lập văn phòng đại diện

THÔNG BÁO LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN

0A

Kính gửi: Phòng đăng ký kinh doanh – Sở kế hoạch và đầu tư ………….

Tên doanh nghiệp: CÔNG TY ……………………………………………………………

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: ………………………………………………..

Do: Phòng đăng ký kinh doanh – Sở kế hoạch và đầu tư ……………………. Cấp ngày

Địa chỉ trụ sở chính: ……………………………………………………………………………..

Ngành, nghề kinh doanh: ……………………………………………………………………….

Họ tên người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp: ………………….. Giới tính:

Sinh ngày: ………………………… Dân tộc: Kinh            Quốc tịch: Việt Nam

Chứng minh nhân dân số: ………………………………………………………………………

Ngày cấp: ………………………….. Cơ quan cấp: Công an ………………………………

Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú: ……………………………………………………………

Chỗ ở hiện tại: ……………………………………………………………………………………..

Đăng ký thành lập văn phòng đại diện với nội dung sau:

1. Tên văn phòng đại diện: …………………………………………………………………….

Địa chỉ văn phòng đại diện: ……………………………………………………………………

Điện thoại: ……………………………………….. Fax: …………………………………………

2. Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện:

– Thay mặt công ty giao dịch với khách hàng và thực hiện những công việc theo uỷ quyền của Công ty

3. Họ tên người đứng đầu văn phòng đại diện: …………………………… Giới tính:

Sinh ngày: ………………………………. Dân tộc: Kinh            Quốc tịch: Việt Nam

Chứng minh nhân dân số: ………………………………………………………………………

Ngày cấp: …………………….. Cơ quan cấp: Công an ……………………………………

Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú: ……………………………………………………………

Chỗ ở hiện tại: ……………………………………………………………………………………..

Doanh nghiệp cam kết:

– Trụ sở văn phòng đại diện thuộc quyền quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp;

– Chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác, trung thực của nội dung thông báo này.

Hướng dẫn soạn thông báo thành lập văn phòng đại diện

Ngoài những thông tin cơ bản về địa chỉ, số điện thoại… của văn phòng đại diện, quý khách hàng có nhu cầu thành lập văn phòng đại diện cần lưu ý những thông tin sau  khi soạn Thông báo thành lập văn phòng đại diện:

Thứ nhất: Về thông tin về doanh nghiệp và người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, quý khách hàng kê khai thông tin cụ thể và đầy đủ căn cứ theo các thông tin liên quan đến doanh nghiệp.

Thứ hai: Về văn phòng đại diện

Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.

Tên chi nhánh, văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Chi nhánh” đối với chi nhánh, cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với văn phòng đại diện.

Địa chỉ văn phòng đại diện bắt buộc phải có số nhà, khi kê khai địa chỉ văn phòng đại diện phải kê tối thiểu 4 cấp ( cấp thôn hoặc ấp, hoặc khu phố hoặc tên đường)

Về nội dung hoạt động của văn phòng đại diện: các bạn căn cứ theo mục đích thực tế để kê khai.

Về thông tin người đứng đầu văn phòng đại diện trong Thông báo thành lập văn phòng đại diện cần điền đầy đủ chính xác các thông tin nhân thân của người này. Quý khách hàng chú ý tránh nhầm lẫn người đại diện theo pháp luật và người đứng đầu văn phòng đại diện.