Công dụng của việc trình bày dữ liệu dạng bảng:

• Cô đọng, dễ hiểu và dễ so sánh
• Thực hiện các nhu cầu về tính toán (tính tổng, trung bình cộng, xác định giá trị lớn nhất, nhỏ nhất, …)
• Có thể tạo biểu đồ từ dữ liệu bằng bảng đề đánh giá một cách trực quan, nhanh chóng

• Chương trình bảng tính là phần mềm được thiết kế giúp ghi lại và trình bày thông tin dưới dạng bảng, thực hiện các tính toán cũng như xây dựng các biểu đồ một cách trực quan các số liệu có trong bảng
• Công cụ đặc trưng của bảng tính: Có thanh công thức và bảng chọn DATA

a. Màn hình làm việc:

• Các bảng chọn
• Các nút lệnh thường dùng
• Cửa sổ làm việc chính

b. Dữ liệu

• Dạng số, văn bản và kết quả tính toán luôn được trình bày dưới dạng bảng trong cửa sổ làm việc

Hình 1. Các dữ liệu trong chương trình bảng tính

c. Khả năng tính toán và sử dụng hàm có sẵn:

• Thực hiện cập nhật tự động công việc tính toán
• Sử dụng hàm để tính toán rất thuận tiện

d. Sắp xếp và lọc dữ liệu

• Dễ dàng, nhanh chóng lại thuận tiện

e. Tạo biểu đồ

• Là một trong những dạng trình bày dữ liệu cô đọng, trực quan

Màn hình làm việc của chương trình bảng tính Excel tương tự như màn hình soạn thảo Word nhưng giao diện này còn có thêm:

• Thanh công thức: hộp tên có chứa “Fx” dùng để nhập, hiển thị dữ liệu hoặc công thức trong ô tính
• Bảng chọn Data: chứa các bảng chọn File, Edit, Insert, Format, Data,…
• Trang tính gồm các cột và các hàng là miền làm việc chính của bảng tính. Vùng giao nhau giữa cột và hàng là ô tính (còn gọi tắt là ô) dùng để chứa dữ liệu

Hình 2. Màn hình làm việc của chương trình bảng tính

Ngoài ra:

• Trang tính là miền làm việc chính của bảng tính gồm có các cột, các hàng và các ô tính
• Vùng giao nhau giữa cột và hàng gọi là ô tính dùng để chứa dữ liệu
• Tên cột được đánh số thứ tự A, B, C,…
• Tên hàng được đánh số thứ tự là các chữ số 1, 2, 3, 4, …
• Ô được đánh số tên cột trước hàng sau. Ví dụ: A5, B2, C9
• Khối ô là tập hợp các ô tính liện kề nhau

Hình 3. Cột, dòng, ô, khối ô trong trang tính

a. Nhập dữ liệu vào trang tính

• Các bước nhập dữ liệu vào trang tính:
  • Bước 1: Nháy chuột chọn ô cần nhập dữ liệu
  • Bước 2: Gõ dữ liệu từ bàn phím
  • Bước 3: Gõ phím Enter để kết thúc nhập dữ liệu
• Các cách sửa dữ liệu:
  • Cách 1: Nháy đúp chuột vào ô cần sửa → sửa → gõ phím Enter để kết thúc
  • Cách 2: Nháy chọn ô cần sửa → gõ F5 → Sửa → gõ phím Enter để kết thức
  • Cách 3: Nháy chọn ô cần sửa → nháy chuột vào thanh công thức → sửa → gõ phím Enter để kết thúc

b. Di chuyển trên trang tính

Phím Chức năng Con chuột Nháy chuột vào ô cần đến (rightarrow, leftarrow, uparrow, downarrow) Sang phải 1 ô, sang trái 1 ô, lên 1 ô, xuống 1 ô Home Về ô đầu tiên của hàng End + (uparrow) Về hàng 1 của trang tính End + (downarrow) Về hàng cuối của trang tính

Gõ địa chỉ ô vào hộp tên

Đến ô bất kì

Bảng 1. Di chuyển trên trang tính

c. Gõ chữ việt trên trang tính

• Sử dụng phần mềm Vietkey hoặc Unikey
• Chú ý: Trước khi chọn phông tiếng việt cần chọn cả trang tính bằng cách nháy chuột vào ô giao nhau giữa tên cột và tên hàng ở góc trên bên trái