Khi thực hiện làm hồ sơ, thủ tục hành chính và các thủ tục khác chúng ta cần phải có những giấy tờ bản gốc nhưng cũng có thể chỉ cần cung cấp bản sao. Đây là những thủ tục diễn ra thường xuyên diễn ra nhưng không phải ai cũng phân biệt được các […]

Khi thực thi làm hồ sơ, thủ tục hành chính và những thủ tục khác tất cả chúng ta cần phải có những sách vở bản gốc nhưng cũng hoàn toàn có thể chỉ cần phân phối bản sao. Đây là những thủ tục diễn ra liên tục diễn ra nhưng không phải ai cũng phân biệt được những thuật ngữ bản chính, bản sao và bản gốc.

Luật sư tư vấn luật trực tuyến miễn phí qua tổng đài: 1900.6568

1. Bản gốc là gì?

Theo lao lý tại Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP lao lý về công tác làm việc văn thư có lý giải như sau : – Bản gốc văn bản là bản hoàn hảo về nội dung, thể thức văn bản, được người có thẩm quyền trực tiếp ký trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử. – Bản sao y là bản sao không thiếu, đúng mực nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình diễn theo thể thức và kỹ thuật lao lý. – Bản sao lục là bản sao không thiếu, đúng mực nội dung của bản sao y, được trình diễn theo thể thức và kỹ thuật lao lý. – Bản trích sao là bản sao đúng chuẩn phần nội dung của bản gốc hoặc phần nội dung của bản chính văn bản cần trích sao, được trình diễn theo thể thức và kỹ thuật pháp luật.

2. Bản gốc trong tiếng anh là gì?

– Bản gốc trong tiếng anh là The original text – Định nghĩa bản gốc trong tiếng anh được hiểu là : Original document means a complete copy of the content and format of the document, signed directly by the competent person on a paper document or digitally signed on an electronic document. – Một số từ vựng tiếng anh tiêu biểu vượt trội tương quan trong cùng nghành này như :

3. Phân biệt giữa bản gốc và bản chính của văn bản?

Thứ nhất, phân biệt về các thuật ngữ

Bản chính văn bản giấy là bản hoàn hảo về nội dung, thể thức văn bản, được tạo từ bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền. Thuật ngữ trên ( bản sao y bản chính ) muốn chú ý quan tâm : Việc sao chụp hoàn toàn có thể lấy địa thế căn cứ từ bản gốc hoặc bản chính. Vậy bản gốc và bản chính có gì khác nhau ? Trước đây, bản gốc là bản soạn thảo ( do ai đó chấp bút ) đã được người có thẩm quyền xem, thay thế sửa chữa và bút phê để đem đánh máy hoặc nhân bản. Bản gốc sẽ được lưu giữ làm địa thế căn cứ so sánh ( khi thiết yếu ). Hiện nay, thì bản gốc được hiểu là văn bản đã chế bản xong, nhân viên cấp dưới trực tiếp giải quyết và xử lý ký nháy và sau đó có chữ ký của thủ trưởng có thẩm quyền. Nhưng thường những vị chỉ huy chỉ ký một bản. Bản có chữ ký tươi đó sẽ được photocopy thành nhiều bản ( cho đủ theo nhu yếu ) rồi đem đóng dấu. Bản có chữ ký tươi sẽ là bản gốc và những bản còn lại sẽ là bản chính và đều có hiệu lực thực thi hiện hành pháp lý như nhau. Khi cần sao y thì người ta hoàn toàn có thể dùng bản gốc hay bản chính. Song văn bản phát hành hoàn toàn có thể về nhiều nơi nên năng lực có bản gốc là khó hoặc không khả thi. Ngữ đoạn “ triển khai từ bản gốc, bản chính ” được hiểu là hoàn toàn có thể sử dụng một trong hai bản đó như nhau khi cần “ sao y bản chính ”. Cũng cần chú ý quan tâm một điều : Việc sao y chỉ được thực thi từ bản chính và không trải qua một bản sao nào khác, mặc dầu văn bản đó đã được cơ quan có thẩm quyền xác nhận tính hợp pháp của nó. “ Sao y bản chính ” là triển khai một việc làm sao lại một bản ( về cơ bản ) giống hệt như bản chính, và phải được xác nhận từ một cơ quan có thẩm quyền. Hiện nay, khi làm hồ sơ hay cần dẫn chứng cho một văn bản nào đó, người ta phải thực thi việc làm này trải qua cơ quan công chứng. Những văn bản như giấy khai sinh, bằng tốt nghiệp, sổ hộ khẩu, giấy đăng ký kết hôn … chỉ được cấp duy nhất một bản. Vì vậy, muốn bổ trợ loại sách vở này khi thiết yếu ta phải làm việc làm “ sao y ”. Sao chụp ( hay photocopy ) là bước tiên phong để tất cả chúng ta có những bản sao rồi đưa công chứng. Nhưng nhiều khi, bản chụp hoàn toàn có thể không trọn vẹn giống như size thật của bản chính ( to hơn hoặc thường là nhỏ ý hơn, để tương thích với nhu yếu, tránh cồng kềnh, khó quản trị ) hoặc không cần phải sao chụp đúng sắc tố ( chỉ cần bản đen trắng, trừ trường hợp đặc biệt quan trọng ). Hơn nữa, có những trường hợp, để tiện kiểm tra theo dõi, một số ít trang của bản chính hoàn toàn có thể chụp trên cùng một mặt giấy ( ví dụ điển hình : hai mặt chứng minh thư, một vài mặt của hộ chiếu, mặt nào chụp trước, mặt nào chụp sau … ) hoặc bỏ lỡ 1 số ít trang không tương quan ( khi cần dẫn chứng hộ khẩu, đương sự chỉ cần chụp trang chính có thông tin chủ hộ và trang có thông tin bản thân, không cần chụp trang thông tin của người khác cùng chung chủ hộ ). Bản chụp cũng phải chừa một khoảng trống giấy trắng để cơ quan có thẩm quyền xác nhận đóng dấu ( Vì cỡ giấy chỉ có mấy loại, nhiều khi chụp nguyên dạng văn bản sẽ không còn lề để viết ).

Thứ hai, quy định về sao văn bản

– Các hình thức bản sao + Sao y gồm : Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy, sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử. a ) Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy được triển khai bằng việc chụp từ bản gốc hoặc bản chính văn bản giấy sang giấy. b ) Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được triển khai bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy. c ) Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực thi bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức triển khai. + Sao lục a ) Sao lục gồm : Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao lục từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy. b ) Sao lục được thực thi bằng việc in, chụp từ bản sao y. + Trích sao a ) Trích sao gồm : Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản giấy, trích sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy. b ) Bản trích sao được triển khai bằng việc tạo lập lại vừa đủ thể thức, phần nội dung văn bản cần trích sao. – Gía trị pháp lý của bản sao Bản sao y, bản sao lục và bản trích sao được triển khai theo đúng pháp luật tại Nghị định này có giá trị pháp lý như bản chính. – Thẩm quyền sao văn bản + Người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai quyết định hành động việc sao văn bản do cơ quan, tổ chức triển khai phát hành, văn bản do những cơ quan, tổ chức triển khai khác gửi đến và lao lý thẩm quyền ký những bản sao văn bản. + Việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí hiểm nhà nước được thực thi theo lao lý của pháp lý về bảo vệ bí hiểm nhà nước.

5. Quy định về lập hồ sơ và nộp hồ sơm tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Lập Danh mục hồ sơ

Danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai phê duyệt, được phát hành vào đầu năm và gửi những đơn vị chức năng, cá thể tương quan làm địa thế căn cứ để lập hồ sơ. Mẫu Danh mục hồ sơ được thực thi theo pháp luật tại Phụ lục V Nghị định này.

Lập hồ sơ

1. Yêu cầu a ) Phản ánh đúng công dụng, trách nhiệm của đơn vị chức năng, cơ quan, tổ chức triển khai. b ) Các văn bản, tài liệu trong một hồ sơ phải có sự tương quan ngặt nghèo với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của vấn đề hoặc trình tự xử lý việc làm. 2. Mở hồ sơ a ) Cá nhân được giao trách nhiệm xử lý việc làm có nghĩa vụ và trách nhiệm mở hồ sơ theo Danh mục hồ sơ hoặc theo kế hoạch công tác làm việc. b ) Cập nhật những thông tin bắt đầu về hồ sơ theo Danh mục hồ sơ đã phát hành. c ) Trường hợp những hồ sơ không có trong Danh mục hồ sơ, cá thể được giao trách nhiệm xử lý việc làm tự xác lập những thông tin : Tiêu đề hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ, thời hạn dữ gìn và bảo vệ hồ sơ, người lập hồ sơ và thời hạn mở màn. 3. Thu thập, update văn bản, tài liệu vào hồ sơ Cá nhân được giao trách nhiệm có nghĩa vụ và trách nhiệm tích lũy, update toàn bộ văn bản, tài liệu hình thành trong quy trình theo dõi, xử lý việc làm vào hồ sơ đã mở, gồm có tài liệu phim, ảnh, ghi âm ( nếu có ) bảo vệ sự toàn vẹn, không thiếu của hồ sơ, tránh bị thất lạc. 4. Kết thúc hồ sơ a ) Hồ sơ được kết thúc khi việc làm đã xử lý xong. b ) Người lập hồ sơ có nghĩa vụ và trách nhiệm : Rà soát lại hàng loạt văn bản, tài liệu có trong hồ sơ ; loại ra khỏi hồ sơ bản trùng, bản nháp ; xác lập lại thời hạn dữ gìn và bảo vệ của hồ sơ ; chỉnh sửa tiêu đề, số và ký hiệu hồ sơ cho tương thích ; hoàn thành xong, kết thúc hồ sơ. c ) Đối với hồ sơ giấy : Người lập hồ sơ triển khai đánh số tờ so với hồ sơ có thời hạn dữ gìn và bảo vệ từ 05 năm trở lên và viết Mục lục văn bản so với hồ sơ có thời hạn dữ gìn và bảo vệ vĩnh viễn ; viết chứng từ kết thúc so với toàn bộ hồ sơ. d ) Đối với hồ sơ điện tử : Người lập hồ sơ có nghĩa vụ và trách nhiệm update vào Hệ thống những thông tin còn thiếu. Việc biên mục văn bản trong hồ sơ được triển khai bằng tính năng của Hệ thống.

Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

1. Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan phải đủ thành phần, đúng thời hạn và thực thi theo trình tự, thủ tục lao lý. 2. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan a ) Đối với hồ sơ, tài liệu kiến thiết xây dựng cơ bản : Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày khu công trình được quyết toán. b ) Đối với hồ sơ, tài liệu khác : Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày việc làm kết thúc. 3. Thủ tục nộp lưu a ) Đối với hồ sơ giấy Khi nộp lưu tài liệu phải lập 02 bản “ Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu ” và 02 bản “ Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu ” theo mẫu tại Phụ lục V Nghị định này. Đơn vị, cá thể nộp lưu tài liệu và Lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại 01 bản. b ) Đối với hồ sơ điện tử Cá nhân được giao trách nhiệm xử lý việc làm và lập hồ sơ thực thi nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống. Lưu trữ cơ quan có nghĩa vụ và trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục ; link đúng mực tài liệu đặc tả với hồ sơ ; đảm nhiệm và đưa hồ sơ về chính sách quản trị hồ sơ tàng trữ điện tử trên Hệ thống.

Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai trong khoanh vùng phạm vi, trách nhiệm, quyền hạn của mình có nghĩa vụ và trách nhiệm quản trị văn bản, tài liệu của cơ quan, tổ chức triển khai ; chỉ huy, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. 2. Trách nhiệm của người đứng đầu bộ phận hành chính a ) Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai trong việc chỉ huy, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan so với cơ quan, tổ chức triển khai cấp dưới. b ) Tổ chức triển khai việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ tại cơ quan, tổ chức triển khai. 3. Trách nhiệm của đơn vị chức năng và cá thể trong cơ quan, tổ chức triển khai a ) Người đứng đầu đơn vị chức năng trong cơ quan, tổ chức triển khai chịu nghĩa vụ và trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai về việc lập hồ sơ, dữ gìn và bảo vệ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị chức năng vào Lưu trữ cơ quan.

b) Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc và chịu trách nhiệm về số lượng, thành phần, nội dung tài liệu trong hồ sơ; bảo đảm yêu cầu, chất lượng của hồ sơ theo quy định trước khi nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.

c ) Đơn vị và cá thể trong cơ quan, tổ chức triển khai có nghĩa vụ và trách nhiệm nộp lưu những hồ sơ, tài liệu được xác lập thời hạn dữ gìn và bảo vệ từ 05 năm trở lên vào Lưu trữ cơ quan. d ) Trường hợp đơn vị chức năng hoặc cá thể có nhu yếu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để Giao hàng việc làm thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai đồng ý chấp thuận bằng văn bản và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi Lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị chức năng, cá thể không quá 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu. đ ) Cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong cơ quan, tổ chức triển khai trước khi nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác làm việc, đi học tập dài ngày phải chuyển giao hàng loạt hồ sơ, tài liệu hình thành trong quy trình công tác làm việc cho đơn vị chức năng, Lưu trữ cơ quan theo quy định của cơ quan, tổ chức triển khai.